Kuinka piilottaa Excel-tiedot ja hälytyslukijat

Kuva: nortonrsx, Getty Images / iStockphoto

Piilotamme tietoja monista syistä, mutta luultavasti tavallisin on yksinkertaistaa varattu laskentataulukko. Saatat esimerkiksi olla arkkeja, jotka näyttävät lopputulokset ja piilottavat arvioidut tiedot. Joskus katsojat saattavat kuitenkin haluta nähdä nämä tiedot, varsinkin jos esität lopputulokset kojelaudan sovellukseksi.

Tässä artikkelissa esittelen sinulle kaksi helppoa tapaa piilottaa tiedot ja kuinka varoittaa lukijoita siitä, että piilotietoja on ehkä heidän tarkistettava.

Lisätietoja Office

  • 18 Excel-vinkkiä jokaisen käyttäjän tulisi hallita
  • Microsoft Office, data-analytiikka, virtuaaliassistentti halutuimpien työtaitojen parissa
  • Palkkaussarja: Microsoft Power BI -kehittäjä (TechRepublic Premium)
  • Tilaa Microsoft Weekly -uutiskirje

Käytän Office 365 Excel -sovellusta (työpöytä) 64-bittisessä Windows 10 -järjestelmässä. Molemmat menetelmät rivien piilottamiseksi ovat saatavana vanhemmissa versioissa. Selainpainos ei kuitenkaan tue ääriviivaominaisuutta. Voit käyttää omia tietojasi tai ladata .xlsx- ja .xls-esittelytiedostot.

Piilota komento

Todennäköisesti tunnetuin tapa piilottaa rivejä (ja sarakkeita) on käyttää Piilota-komentoa. Valitse vain piilottaaksesi rivit, napsauta hiiren kakkospainikkeella valintaa ja valitse piilota tuloksena olevasta alivalikosta. Voit piilottaa rivit valitsemalla piilotettujen rivien ylä- ja alapuolella olevan rivin, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Piilota. Rivien piilottaminen myös painamalla Ctrl + z heti. Voit vaihtoehtoisesti napsauttaa Muotoile-pudotusvalintaa (Koti-välilehden Solut-ryhmässä) ja valita Piilota ja piilota. Tai voit käyttää Ctrl + 9 -pikanäppäintä; Ctrl + Shift + (piilottaa rivit.

Havaitaksesi rivien piilottamista, käytä hiiren kakkospainikkeella riviä 4–7 piilottaaksesi kuvan A mukaisessa yksinkertaisessa budjettilehdessä:

  1. Valitse rivit 4–7. Jos haluat valita koko rivin, napsauta rivin 4 otsikkosolua ja pidä hiiren vasenta painiketta painettuna, vedä otsikkosolujen läpi, kunnes saavut riville 7.
  2. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella.
  3. Valitse piilota tuloksena olevasta alavalikosta ( kuva B ).

Kuvio A

Piilota rivit 4–7.

Kuvio B

Valitse Piilota alivalikosta.

Vihreä viiva ja piilotetut rivin otsikot osoittavat, että rivit ovat piilossa. Käyttäjät eivät ehkä ymmärrä, että piilotettua tietoa on visuaalisista vihjeistä huolimatta.

Ryhmä

Excelin ryhmävaihtoehto tarjoaa toisen tavan rivien piilottamiseen. Ryhmitelläksesi rivit, valitse ne ja napsauta sitten Tiedot-valikon Ääriviivat-ryhmässä Ryhmä. Poista ryhmä valitsemalla rivit ja napsauttamalla Poista ryhmä. Nyt käydään läpi nopea esimerkki:

  1. Valitse rivit 4–7.
  2. Napsauta Tiedot-välilehteä.
  3. Napsauta Ääriviivat-ryhmässä Ryhmä. Kuvio C esittää tuloksena olevan ryhmäpaneelin rivin otsikoiden vasemmalla puolella.

Kuvio C

Ryhmitä rivit, jotka haluat piilottaa.

Vasemmalla oleva kuvake (miinusmerkillä) osoittaa, että ryhmä ei ole tällä hetkellä ryhmitelty. Napsauta sitä ryhmitellä rivit, mikä on sama kuin piilottaa ne ( kuva D ). Näyttöön tulee plusmerkki, jota napsauttamalla voit rivittää rivit. Samanlainen kuin rivien piilottaminen Piilota-komennolla, näet rivin otsikot, että rivit 4–7 ovat piilotettuja.

Kuvio D

Ryhmittele rivit piilottaaksesi ne.

Vasemmalla olevat kuvakkeet tarjoavat nopean napsautuksen rivien piilottamiseen ja piilottamiseen. Jotkut käyttäjät eivät kuitenkaan ehkä osaa käyttää niitä.

Käyttäjäystävällinen ilmoitus

Molemmilla rivien piilotavoilla on visuaaliset indikaattorit, mutta käyttäjät eivät ehkä tiedä mitä ne tarkoittavat. Lisäksi, jos otsikot on poistettu käytöstä (rivin otsikot), mikään rivinumeroista ei ole lainkaan näkyvissä. Jos piilotat tietoja yksinkertaistaaksesi varattua arkkia tai kojetaulua, kannattaa ehkä antaa käyttäjille entistä käyttäjäystävällisempi vinkki, joka antaa heidän tietää, kuinka piilotettuja tietoja voi tarkastella.

Käytämme yksinkertaista SUBTOTAL () -toimintoa laskeaksesi taulukon yksityiskohtaisten solujen määrän. Yksityiskohtaisesti tarkoitan arvioituja arvoja, ei kokonais- tai otsikkorivejä. SUBTOTAL () -toiminto on tehokas toiminto, jonka avulla voit arvioida suodatetun joukon tuloksia tai ei, ja molemmat piilomenetelmät tukevat tätä toimintoa.

Excelin SUBTOTAL () -toiminto arvioi määritetyt arvot seuraavan syntaksin avulla:

 SUBTOTAL (Function_Num, REF1, REF2, ...) 

missä function_num, vaadittava argumentti, luokittelee arvioinnin tyypin ja ref1 identifioi arvioitavat arvot. Tämän funktion joustava function_num- argumentti ei määrittele vain arvioinnin tyyppiä, vaan onko tulos näkyvissä, kun ref1 suodatetaan, mikä tekee siitä hyvän valinnan tälle ratkaisulle. Taulukossa A luetellaan function_num- koodit.

Taulukko A

Function_Num

sisältää piilotetut arvot

Function_Num

sulkee pois piilotetut arvot

Toimia
1101KESKIVERTO()
2102KREIVI()
3103LASKE.A ()
4104MAX ()
5105MIN ()
6106TUOTE()
7107STDEV ()
8108STDEVP ()
9109SUMMA()
10110VAR ()
11111VARP

Käytä function_num 103 laskeaksesi niiden viitattujen solujen määrän, jotka eivät ole tyhjiä. Koodi 103 sulkee pois piilotetut arvot; kun rivit 4, vaikkakin 7, ovat piilotettuina, funktio palaa 0. Tarkemmin sanoen yhdistämme SUBTOTAL () -toiminnon IF () -toimintoon näyttääksesi hyödyllisen viestin, kun rivit ovat piilotetut, eikä näytä mitään, kun ne eivät ole.

Haluat lisätä funktion riville heti taulukon (tai tietojoukon) jälkeen. Kirjoita esimerkiksi D9: ään esimerkillisen tietojoukkomme avulla:

 = JOS (YHTEENSÄ (103, taulukko 7 lisätty) = 0, "piilota tai ryhmitä rivit 4 ja 7 yksityiskohtaista näkymää varten.", "") 

Jos et käytä taulukko-objektia, viita todellisiin soluihin, D4: D7:

 = JOS (YHTEENSÄ (103, D4: D7) = 0, "Piilota tai ryhmitä rivit 4 ja 7 yksityiskohtaista näkymää varten.", "") 

Voit laittaa toiminnon mihin tahansa sarakkeeseen; sarakkeessa D ei ole mitään erikoista. Aluksi funktio ei näytä mitään, koska SUBTOTAL () -toiminto ei palauta 0. Niitä rivejä ei ole piilotettu, joten funktio palauttaa 4. Siksi IF () -toiminto palauttaa väärät olosuhteet ja palauttaa tyhjän merkkijonon ("").

Piilota rivit 4–7 jommallakummalla menetelmällä ja SUBTOTAL () -toiminto palauttaa arvon 0. IF ()-funktio palauttaa arvon true ja palauttaa hyödyllisen merkkijonon "Piilota tai ryhmitä rivit 4 ja 7 yksityiskohtaista näkymää varten" kuvan E mukaisesti .

Kuvio E

Lauseke palauttaa hyödyllisen merkkijonon, joka kertoo käyttäjille, että piilotettua tietoa he voivat katsella.

Lisätietoja SUBTOTAL () -kohdasta on artikkelissa Kuinka käyttää Excelin Subtotal-ominaisuutta.

Huomion arvoinen

Excelin SUBTOTAL () -toiminto ei toimi sarakkeita arvioitaessa - se on ehdottomasti rivien arviointiominaisuus. Toiminto palauttaa oikean arvon, mutta se ei tue piilotettua omaisuutta. Olemme vain varoittaneet käyttäjiä piilotetusta tiedosta. Emme ole toimittaneet ominaisuutta, joka automatisoi piilottamisen ja piilottamisen. se kannattaa harkita, etenkin kojelautaympäristössä.

Microsoft Weekly Newsletter

Ole yrityksesi Microsoft sisäpiiriläinen näiden Windows- ja Office-opetusohjelmien ja asiantuntijoidemme analyyseillä Microsoftin yritystuotteista. Toimitetaan maanantaisin ja keskiviikkoisin

Rekisteröidy tänään

Lähetä minulle Office-kysymyksesi

Vastaan ​​lukijoiden kysymyksiin, kun pystyn, mutta mitään takeita ei ole. Älä lähetä tiedostoja, ellei niitä pyydetä; Alkuperäiset apupyynnöt, jotka saapuvat liitteenä olevilla tiedostoilla, poistetaan lukematta. Voit lähettää kuvakaappauksia tiedoistasi selventääksesi kysymystäsi. Kun otat minuun yhteyttä, ole mahdollisimman tarkka. Esimerkiksi: "Ota vianetsintä työkirjaani ja korjaa viat" ei todennäköisesti saa vastausta, mutta "Voisitko kertoa minulle, miksi tämä kaava ei tuota odotettuja tuloksia?" voimin. Mainitse käyttämäsi sovellus ja versio. TechRepublic ei korvaa minua ajastani tai asiantuntemuksestani lukijoille auttamiseksi, enkä myöskään pyydä maksua auttamasi lukijoilta. Voit ottaa minuun yhteyttä osoitteessa

Katso myös

  • Ulkomaisten tietojen normalisointi käyttöoikeuksille (TechRepublic)
  • 2 tapaa kopioida graafiset tiedostot nopeasti Wordiin tai PowerPointiin (TechRepublic)
  • 9 tapaa puhdistaa ulkomaisia ​​tai tuontia tietoja (TechRepublic)
  • Office-kysymykset ja vastaukset: Validointirikkomukset ja Windowsin nopea käyttöoikeus (TechRepublic)
  • Kuvien rajaaminen Microsoft PowerPointissa (TechRepublic)
  • Microsoft lisää uuden maantieteen, varastoi tietotyyppejä Exceliin (ZDNet)
  • Microsoft Office 365 yrityksille: kaikki mitä sinun tarvitsee tietää (ZDNet)

© Copyright 2020 | mobilegn.com