Viisi vinkkiä tietojen syöttövirheiden välttämiseksi Excelissä

Voit viettää paljon aikaa kaavojen ja muotoilualueiden kirjoittamiseen, mutta kaikki työsi hukkaantuu, jos joku antaa väärän arvon. Yleensä voit korjata tämäntyyppiset virheet - jos ne kiinni. Mutta käytännöllisin asia, jonka voit tehdä, on välttää niitä kokonaan. Seuraavat vinkit auttavat sinua poistamaan tietojen syöttövirheitä ja suojaamaan tietojen oikeellisuutta.

1: Tarkista tuloarvot

Excel-tiedostonvalidointiominaisuuden avulla voit poistaa sopimattomat tiedot. Määrität ehdot, joiden arvon on täytettävä, ja Excel hylkää arvot, jotka eivät täytä näitä ehtoja. Kuvio A esittää yksinkertaisen esimerkin tuloarvojen rajoittamisesta vain desimaaliarvoihin välillä .01 - .99. Voit käyttää tätä ominaisuutta napsauttamalla Data-välilehteä ja napsauttamalla sitten Data Tools -ryhmän avattavaa Data Validation -kohtaa. Salli-vaihtoehto tarjoaa useita validointivaihtoehtoja (jotka ovat itsestään selviä).

Kuvio A

Vahvista syöttöarvot virheiden rajoittamiseksi.

Voit hienosäätää prosessia näyttämällä hyödyllisen viestin, joka selittää miksi Excel hylkäsi syöttöarvon. Tämä ominaisuus on välttämätön jaettaessa arkkia muille.

2: Anna luettelo

Tietosyöttöarvojen tarkistaminen on yksi tapa rajoittaa tietojen syöttövirheitä, mutta se ei ole tyhjä. Voit esimerkiksi määrittää säännön, joka rajoittaa merkinnät desimaaliarvoon, mutta käyttäjä voi silti antaa väärän desimaaliarvon. Kun tuloarvot kuuluvat tunnettuun joukkoon, luo luettelo, joka on samanlainen kuin kuvassa B.

(Napsauta Tiedot-välilehteä, napsauta avattavaa Tietojen tarkistaminen -työkalua Tietotyökalut-ryhmässä ja valitse avattavasta Salli-luettelosta.) Käyttäjät valitsevat kohteen luettelosta, rajoittaen edelleen mahdollisuuksiaan lisätä virheitä arkkiin. Voit käyttää luetteloa tietojen syöttämiseen yhteen soluun tai alueeseen.

Kuvio B

B1-luettelo perustuu A6: n A9-tarroihin; Jos muutat arvoa arkkitasolla, Excel päivittää myös luettelon.

3: Käytä automaattista täydennystä

Excelin automaattinen täydennys -ominaisuus vastaa aiempia merkintöjä nykyiseen tuloon. Heti kun tuloarvo vastaa olemassa olevaa arvoa (yhden sarakkeen vierekkäisellä alueella), Excel yrittää viimeistellä nykyisen merkinnän. Kuvio C esittää esimerkkiä. Tässä tapauksessa sinun on syötettävä HR6 vastaamaan olemassa olevaa arvoa, koska HR-arvoja on kaksi. Jos ehdotettu arvo on oikea, paina Enter hyväksyäksesi se. Jos ei, jatka kirjoittamista. Automaattinen täydennys vähentää tietojen syöttämistä ja virheitä.

Kuvio C

Excelin automaattinen täydennys -ominaisuus yrittää suorittaa syöttöarvot.

Voit poistaa tämän ominaisuuden käytöstä, jos se pitää sinua ärsyttävänä. Napsauta Tiedosto-välilehteä (tai Office-painiketta) ja valitse Asetukset. Napsauta vasemmanpuoleisessa ruudussa Lisäasetukset, poista valinta kohdasta Ota automaattinen täydentäminen solujen arvoille -kohdassa Muokkausasetukset ja napsauta OK. Valitse Excel 2003: ssa Työkalut-valikosta Asetukset.

4: Käytä lennossa olevaa luetteloa

Automaattinen täydennys on hyödyllistä, mutta sinun on annettava muutama arvo sen kytkemiseksi. Voit välttää tietojen syöttämisen kokonaan käyttämällä lennossa olevaa valintaluetteloa - yhdistelmää automaattista täydennystä ja tietojen tarkistusluetteloa. Työkalua on käytännössä vaivatonta käyttää.

Kun syötät tietoja vierekkäiselle yhden sarakkeen alueelle, paina Alt + nuoli alaspäin. Excel näyttää valikkoluettelon ainutlaatuisista arvoista edellisten rivien arvojen perusteella, kuten kuvasta D näet. (Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja valita Valitse avattavasta luettelosta.) Valitse arvo ja jatka matkallasi. Tämä reitti vähentää tietojen syöttövirheitä, koska syöttöarvoa ei ole.

Huomaa, että valintaluettelo on tekstiominaisuus. Excel ei luo avattavaa valintaluetteloa numeeristen arvojen sarakkeelle.

Kuvio D

Tämä pikavalintaluettelo ohittaa tietojen syöttämisen kokonaan, paitsi jos sinun on annettava uusi arvo.

5: Käytä dynaamista luetteloa

Arvojen lisääminen tai poistaminen ei päivitä validointiluettelon kohteita (# 2). Muunna Excel 2007: ssä ja 2010: ssä luettelokohdealue taulukkoksi. Voit tehdä niin valitsemalla yhden sarakkeen alueen, napsauttamalla Lisää-välilehteä ja napsauttamalla Taulukot-ryhmän taulukkoa. Kaikki tietojen syöttöalueeseen perustuvat tarkistusluettelot päivittyvät nyt, kun päivität syöttöaluetta. Esimerkiksi C1-luettelo päivittyy automaattisesti, kun syötät uusia (ja poistat olemassa olevia) arvoja taulukon kohtaan A1: A8.

Kuvio E

C1-luettelo päivittyy automaattisesti, kun olet muuttanut syöttöalueen taulukkoon.

© Copyright 2020 | mobilegn.com