Office-kysymykset ja vastaukset: Objektien löytäminen Wordista ja laskentaratkaisu Excelissä

Ratkaisu on helppo vain, jos tiedät siitä. Tässä kuussa autin yhtä lukijaa löytämään yksinkertaisen tavan löytää kaikki Word-asiakirjan osien tauot. Osoitin myös toiselle lukijalle, kuinka valita koko teksti nopeasti lisäyskohdasta asiakirjan loppuun. Lisäksi kahdella lukijalla oli Excel-kysymyksiä. Ensimmäiselle käyttäjälle yleinen Excel-ominaisuus tarjosi nopean ratkaisun. Toinen käyttäjä tarvitsi vähän ohjeita COUNTIFS () -toiminnon oikeasta käytöstä; tässä nimenomaisessa tapauksessa se tarkoitti, että COUNTIFSiä () ei käytetä ollenkaan. Katsotaanpa lähemmin.

Etsi kohteita Wordista

Jim haki nopeaa tapaa löytää osiotaukoja pitkästä asiakirjasta (yli 500 sivua). Kaikkien löytäminen näkemältä olisi työlästä. Onneksi Word tarjoaa useita hakutapoja.

Jos työskentelet Word 2007: n tai 2010: n kanssa, voit käyttää pystysuuntaisen vierityspalkin alaosassa olevaa Valitse selaa objektia -työkalua. Voit kuitenkin näyttää asiakirjan tauot ennen haun aloittamista - tehokas menetelmä ei ole hyödyllinen, jos et näe taukoja! Jos haluat näyttää osien tauot (ja muut muotoilukoodit), napsauta Näytä / piilota kappaleryhmässä (Koti-välilehdessä).

Kun tauot ovat näkyvissä, voit selata niitä valitsemalla Valitse selaa objektia -työkalun seuraavasti:

  1. Etsi työkalu - se on pieni ympyrä, jonka ylä- ja alapuolella on kolmioita.
  2. Napsauta ympyrää ja valitse Selaa osioittain -vaihtoehto ( kuva A ) - tai paina Ctrl + Alt + Koti näyttääksesi valinnat.
    Kuvio A
  3. Kun olet valinnut sopivan kohdevaihtoehdon, napsauta joko Seuraava tai Edellinen nuoli. Leikkausvaihtoehto on toinen oikealta toiselta riviltä.
  4. Jatka napsauttamista, kunnes löydät etsimäsi tauon (esineen).

Tämä työkalu helpottaa useiden kohteiden ja muotoiluelementtien etsimistä ( kuva B ):

Kuvio B


Voit helposti etsiä useita objekteja ja muotoiluelementtejä.

Objektien löytämiseen on kuitenkin muita tapoja - oikean menetelmän valitseminen riippuu sinusta ja tilanteesta. Joskus Etsi-ominaisuuden avulla temppu:

  1. Paina Ctrl + G avataksesi valintaikkunan Siirry-välilehdellä.
  2. Valitse etsimäsi objekti tai elementti Siirry mihin -luetteloon ( kuva C ).
    Kuvio C
  3. Napsauta Seuraava tai Edellinen.
  4. Napsauta Sulje, kun olet valmis.

Tämän menetelmän ongelma on itse valintaikkuna - se peittää tekstin. Voit siirtää sitä, mutta kyseisestä työstä riippuen se voi osoittautua työlääksi.

Valitse selaa objektia ei ole käytettävissä Word 2013: ssa, mutta käytät silti Etsi-valintaikkunaa. Lisäksi voit käyttää navigointiruutua. Jos haluat näyttää tämän ruudun, tarkista Näytä-valikon Näytä-ryhmän Selauspaneeli -vaihtoehto. Napsauta Haku-kuvakkeen oikealla puolella olevaa nuolta, niin näet kuvassa D esitetyn luettelon vaihtoehdoista. Löydät suurimman osan vaihtoehdoista täältä.

Kuvio D

Käytä navigointiruutua objektien löytämiseen.

Kun olet valinnut elementin Etsi-osiosta, Word näyttää löydettyjen elementtien määrän. Napsauta tässä vaiheessa kuvassa E näkyviä nuolia liikkuaksesi asiakirjassa valittujen objektityyppien läpi.

Kuvio E

Napsauta nuolia selataksesi valittua objektityyppiä.

Valitse Word-asiakirjan lisäyskohdasta loppuun

Bill haki pikanäppäintä, joka valitsee kaiken lisäyskohdasta asiakirjan loppuun. Yksi asia, jonka Wordin käyttäjät oppivat nopeasti, on monet valintatekniikat ja pikanäppäimet. Billille onni, siellä on pikakuvake, joka tekee tarkalleen mitä hän vaati. Paina vain Ctrl + Shift + End valitaksesi kaiken tekstin lisäyskohdasta asiakirjan loppuun.

Älä kopioi Excel-ehdollisia muotoja

Derek kopioi tekstiä alueilta, joilla sovellettiin ehdollisia muotoilusääntöjä. Kun hän kopioi tällaista tekstiä, Excel kopioi myös ehdollisen muodon, jota hän ei halunnut. Derekin onneksi muotoilusääntöjen jättäminen tarvitsi vain ylimääräisen vaiheen:

  1. Valitse ehdollisesti muotoiltu teksti ja kopioi teksti leikepöydälle painamalla Ctrl + C.
  2. Valitse kohdesolu ja paina Ctrl + V. Kun teet niin, Excel näyttää kärki-kuvakkeen ( kuva F ). Voit myös napsauttaa Muokkaa-ryhmän avattavaa Liitä-kohtaa löytääksesi saman vaihtoehdon.

Kuvio F

Excel näyttää kärki-kuvakkeen.

Tämä valinta poistaa myös muut muotoilut, joten se on vähän kompromissi. Jos haluat työskennellä tehokkaammin tulevaisuudessa, viettää vähän aikaa perehtymällä kaikkiin käytettävissä oleviin liitäntävaihtoehtoihin.

Lasketaan ehdolliset arvot samalla alueella

Drew halusi laskea tyhjiä ja teksti-arvoja, jotka tarkoittivat samaa asiaa, kuten "ei mitään" tai "tuntematonta" useille arkille. COUNTIFS () -yrityksen yrittäminen ei onnistunut. Hyvä uutinen on, että se on yksinkertainen, mutta toisinaan sovellus on vähän hankala. Ongelma ei ole arkkien viittaus. Epäilen pikemminkin, että Drew-sovellus COUNTIFS () -sovelluksesta ei toiminut. Erityisesti Drew yritti laskea erilaisia ​​arvoja samalla alueella, kuten kuvassa G esitetään . Se ei toimi. Yksinkertainen totuus on, että tämä toiminto ei laske eri arvoja tai merkkijonoja samalla alueella. (Voit ladata esimerkiksi .xls- tai .xlsx-työkirjan esimerkin.)

Kuvio G

COUNTIFS () palauttaa odottamattoman tuloksen.

Kuten kuvasta G voi nähdä, COUNTIF () laskee tapahtumien määrän oikein. Kun Drew yritti yhdistää nämä määrät COUNTIFS (), funktio palasi 0. COUNTIFS () kriteerialueargumentti ei voi olla sama jokaiselle ehdolliselle arvolle.

Ehdollisten arvojen laskemiseksi samalle alueelle on kaksi helppoa valintaa, ja olen osoittanut molemmat kuvassa H. Voit lisätä avustajan COUNTIF () -sarakkeen ja summata tulokset tai käyttää yhtä kaavaa, joka yhdistää kaikki COUNTIF () -toiminnot.

Kuvio H

Lisää useiden COUNTIF () -toimintojen tulokset.

Lähetä minulle Office-kysymyksesi

Vastaan ​​lukijoiden kysymyksiin, kun pystyn, mutta mitään takeita ei ole. Kun otat minuun yhteyttä, ole mahdollisimman tarkka. Esimerkiksi: "Ota vianetsintä työkirjaani ja korjaa viat" ei todennäköisesti saa vastausta, mutta "Voisitko kertoa minulle, miksi tämä kaava ei tuota odotettuja tuloksia?" voimin. TechRepublic ei korvaa minulle aikani tai asiantuntemustani, enkä myöskään pyydä lukijalta maksua. Voit ottaa minuun yhteyttä osoitteessa

© Copyright 2020 | mobilegn.com