Kuinka rakentaa projektin aikajana Excelissä

Tietoinen joukkue on tuottava joukkue. Jokaisen joukkueesi jäsenen tulee tuntea projektin aikataulu - kun jokaisen tehtävän on määrä alkaa ja päättyä. Projektin aikajana, joka on samanlainen kuin kuvassa A, jakaa projektin yleisen aikataulun ja etenemisen kommunikoidessaan kunkin tehtävän suhteen muihin. Tässä artikkelissa esitän sinulle vanhan, mutta totta menetelmän, joka käyttää sirontakaaviota projektin aikajanan toteuttamiseen Excelissä.

Kuvio A

Projektin aikajanaa ei ole niin vaikea luoda, kuin luuletkaan.

Excel 2013: n kaaviorajapinta eroaa merkittävästi aikaisemmista versioista, joten tämä artikkeli sisältää ohjeet vaihtoehtojen etsimiseen vuosina 2013 ja 2010. Sisältän myös Excel 2003 -ohjeet vaihtoehtojen löytämiseksi vanhempien versioiden valikon kautta. Ladattavat demo- .xls- ja .xlsx-tiedostot sisältävät täytetyn kaavion ja sen tiedot.

1. Tarvitset tietoja

Kuvio B näyttää näytteen tietomme; kukin tietue edustaa tehtävää yhdessä projektissa, jossa on useita tehtäviä. Kolme ensimmäistä saraketta ovat itsestään selviäviä. Nykyiset ja Valmiit arvot edustavat projektin nykytilaa ja päivien lukumäärää vastaavasti. Päivien suoritettu arvo on alkuperäisen aikataulun mukainen esitys. Saatat viettää enemmän tai vähemmän päiviä tehtävän suorittamiseen. Valmiit arvot ovat seurausta yksinkertaisesta kaavasta: = D5 * C5

Kuvio B

Jakaa projekti tehtäviin ja anna jokaiselle aloituspäivämäärä, tunnus ja arvio päivien lukumäärä, jonka joukkue viettää jokaiseen tehtävään.

Prioriteettiarvot kuvaavat kunkin tehtävän sijaintia kaaviossa ja voivat edustaa kunkin tehtävän prioriteettia. Tämä tarkoittaa, että mitä korkeampi prioriteettiarvo, sitä korkeampi tehtävä näkyy kaaviossa (vertikaalisesti). Voit myös olettaa, että mitä korkeampi tehtävä näkyy kaaviossa, sitä tärkeämpi se on (suhteessa muihin). Jos tehtävilläsi ei ole prioriteettia, tarvitset silti näitä arvoja tehtävien sijoittamiseksi kaavioon. Negatiivisen arvon syöttäminen pakottaa tehtävän näkymään Y-akselin alla. Useimmat tehtävät eivät ole niin vähäisiä, mutta se on mahdollista. Älä murehdi liikaa siitä, että prioriteettiarvot saadaan oikein - voit säätää niitä myöhemmin, kun kaavion elementit ovat paikoillaan.

2. Lisää kaavio

Rakennamme sirontakaavion lisäämällä sarjan kaavioikkunaan, mikä todennäköisesti eroaa aiemmin tekemästäsi. Valitsemalla mitään arvoja, tee seuraava:

  1. Napsauta Lisää-välilehteä.
  2. Napsauta Kaaviot-ryhmässä Hajonta. 2003: Napsauta ohjattua kaavion ohjeita aloittaaksesi prosessin.
  3. Valitse galleriasta Scatter With Only Markers. 2003: Napsauta Valmis-painiketta Seuraavan sijaan.

Excel lisää tyhjän kaavion taulukkoon. Toistaiseksi voi olla helpompaa työskennellä lomakkeessa olevan kaavion kanssa. (Joudut ehkä muuttaa kokoa ja siirtää kaavion.)

3. Lisää sarja

Tällä hetkellä kaavio on tyhjä, joten lisäämme ensimmäisen sarjan seuraavasti:

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kaaviota ja valitse Valitse data. 2003: Valitse lähdetiedot.
  2. Napsauta tuloksena olevassa valintaikkunassa Lisää. 2003: Napsauta Sarja-välilehteä löytääksesi Lisää.
  3. Voit antaa sarjalle nimen, jos haluat. Jätä toistaiseksi nimikontrolli tyhjäksi.
  4. Tunnista A5: A10 Series X -arvoalueeksi.
  5. Tunnista F5: F10 sarjan Y arvoalueeksi, kuten kuvassa C esitetään .
    Kuvio C
  6. Napsauta kahdesti OK. Saatu kaavio on esitetty kuvassa D. (Vain Excel 2013 tukee oikealla puolella olevia uusia vaihtoehtoisia kuvakkeita. Jos käytät aikaisempaa versiota, kaavio on samanlainen, mutta ei täsmälleen sama.)
    Kuvio D

4. Alusta kaavio

Kaavio tarvitsee hieman muotoilua parantaakseen visuaalista vaikutustaan. Valitse ensin ja poista Sarjan 1 selite (jos kaavio näyttää yhden). Piilota seuraavaksi Y (pystysuora) akselin arvot seuraavasti:

  • 2013: Valitse kaavio ja napsauta sitten Kaavioelementit-kuvaketta (plusmerkki merkitsee kaavion oikealla puolella). Napsauta Akselit-nuolta ja poista ensisijainen pystysuuntainen valinta kuvan E osoittamalla tavalla.
  • Muut versiot: Napsauta hiiren kakkospainikkeella pystyakselin aluetta ja valitse Muotoile akseli. Valitse tuloksena olevaan valintaikkunaan Akselin etiketit -pudotusvalikosta Ei mitään.

Kuvio E

Poista pystyakselin etiketit Excel 2013: sta.

Piilota ristikkoviivat seuraavasti:

  • 2013: Napsauta Kaavioelementit-kuvaketta ja poista ruudukko.
  • 2010: Napsauta asiayhteyteen asettelu -välilehteä. Napsauta sitten avattavaa Ruudukkorivit (akselit-ryhmässä) ja valitse molemmille vaihtoehdoille Ei mitään.
  • 2003: Napsauta hiiren kakkospainikkeella kuvaaja-aluetta, valitse Kartta-asetukset, napsauta Ruudukko-välilehteä ja poista molemmat vaihtoehdot.

Tässä vaiheessa kaavion tulisi olla samanlainen kuin kuvassa F.

Kuvio F

Pieni muotoilu tekee eron!

5. Lisää datatarrat

Sillä hetkellä et tiedä mitä merkit edustavat, joten näytämme datamerkit merkintöjen tunnistamiseksi seuraavasti:

  • 2013: Napsauta Kaavioelementit, tarkista tietotarrat ja valitse Vasen.
  • 2010: Napsauta avattavaa Tiedot-etiketit ja valitse Vasen (Asettelu-välilehden Legends-ryhmässä).

Tarroissa näkyvät prioriteettiarvot. Tehtävän tunnuksen näyttäminen sen sijaan on herkkä prosessi:

  1. Napsauta tietotarraa - ei tarran vastaavaa merkkiä, vaan todellista tarran ohjainta. Näin valitaan kaikki tietoleimat.
  2. Napsauta toista kertaa valitaksesi vain napsautetun tarran.
  3. Napsauta kaavapalkkia ja kirjoita solun viite (mukaan lukien arkin nimi) solulle, joka sisältää kyseisen merkinnän tehtävän tunnuksen. Kuvio G esittää muutoksen ensimmäisessä merkinnässä. Käytä tietoja oppaana - tämä on yksi syy siihen, miksi käyttö taulukon kaavion kanssa on hyödyllistä.
    Kuvio G
  4. Toista tämä prosessi, kunnes olet päivittänyt kaikki tietotarrat kuvan H mukaisesti .
    Kuvio H

6. Tunnista tänään

Nykyisen päivämäärän näkeminen suhteessa aloituspäiviin on hyödyllistä, joten lisäämme sarjan, joka korostaa nykyisen päivämäärän. Tämä vaihe on luultavasti monimutkaisin, joten ole varovainen. Tarvitset kaksi uutta tietuetta: yksi merkitsee vaakatasossa kartan poikki kulkevan pystysuuntaisen palkin yläosaa ja alaosaa. Voit lisätä tietueita mihin tahansa, mutta voit myös toimia nykyisessä rakenteessa, kuten kuvassa I näkyy.

Aloitusarvot ovat nykyistä päivämäärää, joten kirjoita TODAY () -toiminto molemmille tietueille. (Ladattava esittely - linkitetty yllä - käyttää tiettyä päivämäärää, jotta se pysyy voimassa, riippumatta siitä, milloin lataat sen. Kun otat tämän käyttöön omassa työssäsi, kirjoita TÄNÄÄN () -toiminnot.) Prioriteettiarvojen tulisi olla a vähän korkeampi ja alempi kuin vastaavasti korkein ja matala arvo.

Kuvio I

Käytä TODAY () -toimintoa tarkentaaksesi nykyisen päivämäärän kaavioon.

Nyt olet valmis lisäämään "tänään" -sarjan:

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kaaviota ja valitse Valitse data.
  2. Napsauta Lisää.
  3. Kaksi TODAY () -toimintoa ovat Series X -arvoalue.
  4. Kaksi prioriteettiarvoa ovat sarjan Y arvot -alue, kuten kuvassa J näkyy.
  5. Napsauta kahdesti OK.

Kuvio J

Määritä "tänään" -palkkisarja.

7. Alusta nykyinen sarja

Tässä vaiheessa uusi tänään -sarja on kaksi uutta merkkiä erivärisillä. Muutamme nuo merkinnät sen sijaan virhepalkiksi. Valitse ensin uusi tänään -sarja napsauttamalla jompaakumpaa kahdesta uudesta merkinnästä. Tee sitten seuraava:

  • 2013: Napsauta Kaavioelementit (plusmerkki merkkitaulukon oikealla puolella), tarkista Virhepalkit, napsauta sitten vaihtoehdon nuolet ja valitse Lisää vaihtoehtoja, jolloin näyttöön tulee Muotoile virhepalkit -tehtäväruutu.
  • 2010: Napsauta asiayhteysasettelu-välilehden analyysiryhmän avattavaa Virhepalkit-painiketta ja valitse sitten Lisää virhepalkkivaihtoehtoja.
  • 2003: Valitse Muotoile-valikosta Valitut tietosarjat ja napsauta Y -virhepalkit -välilehteä.

Jos Excel näyttää vaaka (X) -virherivin asetukset, sinun on vaihdettava se pystysuoraan (Y). Valitse Sarja 2 Y -virhepalkit, kuten kontekstimuotoiset välilehden avattavasta Kaavioelementit -kohdasta, kuten kuvassa K näkyy. Tai valitse tämä vaihtoehto tehtäväruudun avattavasta Virhepalkin asetukset -kohdasta. Jos Excel käyttää jo pystysuoria virhepalkkeja, voit ohittaa tämän vaiheen. Sinun ei tarvitse tehdä tätä vuodeksi 2003.

Kuvio K

Varmista, että työskentelet Y -virhepalkkien kanssa.

Seuraavat asetukset lisäävät ohut palkki kahden merkinnän väliin kuvan L mukaisesti :

  • Suunta: miinus
  • Päätytyyli: Ei korkkia
  • Prosenttiosuus: 100%

Kuvio L

Virherivin muoto näyttää rivin kahden merkinnän välillä.

Virhepalkki on riviobjekti ja voit alustaa sen sellaisenaan. Suorita sarjan ollessa edelleen valittuna seuraavasti:

  • 2013: Napsauta tehtäväkentän Täytä ja rivi -kohtaa. Valitse Vakio-osiossa Kiinteä viiva, Väri-pudotusvalikosta Punainen ja avattavasta Leveys-kohta 3. Kuvio M näyttää tuloksena olevan tänään -sarjan.
  • 2010: Sulje avoin valintaikkuna ja kun uusi sarja on edelleen valittuna, napsauta asiayhteysmuotoista välilehteä. Napsauta Muodostyylit-ryhmässä avattavaa Muodon ääriviivat. Valitse punainen ja 3 pisteen paino (tai mikä tahansa arvo palauttaa käyttötarkoituksesi parhaimman viivan).
  • 2003: Napsauta Kuviot-välilehteä. Valitse yhtenäinen, punainen ja leveämpi viiva ja napsauta sitten OK.

Kuvio M

Tämän päivän sarja korostaa nykyistä päivämäärää.

Voit katsella sarjan liikettä kirjoittamalla kirjaimelliset päivämäärät aloituspäivämääriksi (A2: A3), mutta muista korvata ne TODAY () -toiminnoilla, kun olet valmis.

8. Venytä se

Tällä hetkellä sarjan 1 datamerkinnät merkitsevät alkamispäivää, mutta ne eivät merkitse sitä, kuinka kauan odotat tehtävän suorittamista. Voimme muuttaa sitä myös alustamalla ensimmäinen sarja virheriviksi seuraavasti:

  1. Valitse ensimmäinen sarja (siniset merkinnät) napsauttamalla mitä tahansa niistä.
  2. 2013: Napsauta Kaavioelementit, tarkista virhepalkit, napsauta nuolta ja valitse Lisää vaihtoehtoja. 2010: Napsauta kontekstuaalinen asettelu -välilehdessä avattavaa Virhepalkit (analyysiryhmässä) ja valitse Lisää virhepalkkivaihtoehtoja. 2003: Valitse Muotoile-valikosta Valitut tietosarjat ja napsauta X -virhepalkit -välilehteä.
  3. Napsauta vuosina 2013 ja 2010 Muoto-välilehden avattavaa Kaavioelementit ja valitse Sarja 1 X -virhepalkit. Vuonna 2010 siirrä valintaikkunaa tarvittaessa; sinun on valittava keston arvot.
  4. Muuta suunta-asetukseksi Plus.
  5. Muuta End Style -asetukseksi No Cap.
  6. Napsauta Virhemäärä-osiossa Mukautettu ja napsauta sitten Määritä arvo.
  7. Tämän vuoksi siirrät valintaikkunan seuraavan vaiheen vuoksi vuonna 2010. Määritä tuloksena olevassa mukautetussa virhepalkissa -valintaikkunassa kesto-arvot positiivisena virheen arvona. Sulje valintaikkuna Excel 2010: ssä.
  8. Alusta virhepalkit

Virherivit olisivat tehokkaampia, jos ne olisivat hieman leveämpiä, kuten kuvassa N esitetään . Alusta ne, valitse ne ja käytä sitten Kaavaelementit -valikkoa (Muoto tai konteksti-välilehti) varmistaaksesi, että työskentelet Sarjan 1 X -virhepalkkien kanssa.

  • Napsauta Excel 2013: ssa tehtäväruudussa Täytä ja viiva ja valitse Tasainen viiva, väri ja muuta Paino arvoon 3 tai 4.
  • Napsauta Excel 2010: ssä kontekstuaalista Muoto-välilehteä ja käytä Muodon ääriviivat -vaihtoehtoja.
  • Napsauta Excel 2003: ssa Kuviot-välilehteä, valitse linja-asetukset ja napsauta OK.

Kuvio N

Alusta virhepalkit niin, että ne erottuvat.

10. Säädä

Tässä vaiheessa sinulla on kaikki kappaleet paikoillaan ja voit aloittaa säätämisen. Todennäköisimmät tekemäsi muutokset ovat prioriteettiarvoihin. Kaavion koosta riippuen samalla pystytasolla olevat tehtävät saattavat olla päällekkäin, kuten mallikartan tehtävissä 2 ja 5. Kaavion suurentaminen saattaa auttaa, mutta ei. Erityisesti muutin tehtävien 5 ja 6 prioriteettiarvot vastaavasti arvoiksi 7 ja -15, jotta saavuttaisin kuvassa A esitetyt lopputulokset.

Lisää harkitsemaan

Jos lisäät uuden tietueen tietoalueen alaosaan, sinun on päivitettävä kaavio lisäämällä se sarjaan. Jos muunnat data-alueen taulukkoon, kaavio päivittyy automaattisesti. Olen päättänyt olla käyttämättä taulukkoa ylläpitääksesi kaavion taaksepäin täydellisyyttä aiempien versioiden kanssa, jotka eivät tue tätä vaihtoehtoa.

Oletko käyttänyt Exceliä projektin aikajanan luomiseen? Jos on, mitä haasteita tai oikopolkuja olet kokenut matkalla? Jaa kokemuksesi alla olevasta keskusteluketjusta.

© Copyright 2020 | mobilegn.com