Hengitä uutta elämää vanhaan Excel-taulukkoon

Kaikki ovat yhtä mieltä siitä, että Excel-laskentataulukon pitäminen teoksissa sen voimassaoloajan jälkeen on huono idea. Valitettavasti käytännössä tyhjästä aloittaminen ei aina ole vaihtoehto. Usein avain menestykseen on näkökulma - yksinkertainen muutos strategiassa. Kuvassa A esitetty arkki on hyvä esimerkki siitä, kuinka perspektiivin muutos voi paljastaa helpon ratkaisun. Se on yksinkertaistettu versio vanhasta arkista, joka on kasvanut alkuperäiseen tarkoitukseensa.

Kuvio A

Vanha arkki, joka on kasvanut alkuperäiseen tarkoitukseensa.

Alkuperäinen työkirja on käytetty 15 vuoden ajan rajoihinsa. Tässä tapauksessa olemassa oleva liiketoimintasääntö on heittänyt apinavaimen uuteen pyyntöön. Johto haluaa poissaolotunnit jaoteltuina kokonaisiin ja osittaisiin päiviin. Aluksi tämän arkin talonmies pyysi summaavaa kaavaa tämän käsittelemiseksi seuraavilla näkökohdilla:

  • Nykyisten kaavojen on pysyttävä sellaisina kuin ne ovat riippuvuuksien vuoksi.
  • Työpäiväajat ovat epäjohdonmukaisia: maanantaista torstaihin, työpäivä on 8.75 tuntia. Perjantai on 7, 5 tunnin päivä. Koko työviikko on 42, 5 tuntia.
  • Pitää ylläpitää olemassa olevaa rakennetta, mutta sarakkeiden lisääminen on sallittua.
  • Tyhjät solut arvon 0 sijaan merkitsevät menetettyjä päiviä.

Johdon pyyntö on kohtuullinen, ja on vaikea kuvitella, miksi se voi olla ongelmallista näkemässäsi yksinkertaisessa esimerkissä. Minun on pyydettävä hemmotteluasi hiukan - et näe kymmeniä työntekijärekisterien rivejä ja kymmeniä sarakkeita, joissa otetaan huomioon ylityöt, ammattiyhtiömaksut, erikoishinnat, vakuutusmaksut, loma-ajat, verokannat ja niin edelleen.

Alkuperäinen työkirja on täynnä yksityiskohtia. Monet yritykset ostavat hyllyohjelmistoja tehdäkseen tämän (täydellisen) työkirjan. Kaikkien tämän toiminnallisuuden haittapuolia on hallinta; voi olla vaikea nähdä puita metsässä.

Ennen kuin alamme ratkaista ratkaisun, katsotaanpa nykyiset kaavat:

  • Sarake G: = SUM (B6: F6) summaa todelliset työtunnit.
  • Sarake H: = (42, 5 -G6) palauttaa poissaolotuntien lukumäärän vähentämällä tosiasiallisesti tehdyt työtunnit koko työviikon arvosta 42, 5.
  • Sarake I: = LASKUVA (B6: F6) palauttaa menetettyjen työpäivien lukumäärän.

Nyt nyt tarkkailla, mitä tapahtuu, kun sama työntekijä kaipaa koko päivän ja muutaman tunnin toisesta työpäivästä ( kuva B ). Teknisesti sarakkeen H arvot ovat oikeat, mutta se ei ole sitä, mitä johto haluaa nähdä. Nykyinen kaava on yhteensä tunteja; johto haluaa, että kokonaisten ja osittaisten päivien lukumäärä lasketaan erikseen. Toisin sanoen tarvitsemme kaksi uutta summaa: tyhjät, jotka ovat 8, 75 tai 7, 50, ja arvot, jotka ovat alle 8, 75 ja 7, 50.

Kuvio B

Nykyinen kaava on tunteja.

Käyttäjä vietti jonkin aikaa yrittämällä lisätä ja vähentää tunteja ja päiviä, mutta voit testata useita monimutkaisia ​​kaavoja vain heittääksesi käteni ilmaan tappiossa. Tässä tapauksessa tärkeintä on lakata ajattelemasta tunti- ja päiväkomponentteja - se on junan hylky. Se ei ole mahdotonta, mutta se on vaikeampaa kuin tarpeen. Meillä ei ole johdonmukaisia ​​arvoja, jotka voimme summata. Meillä on aihioita, joten käytämme niitä. Arvon käyttäminen jokaiselle tyhjälle, viikonpäivästä riippuen, on helpompaa kuin yrittää laskea mitä pitäisi olla, mutta ei. Kuvio C näyttää uuden ratkaisun, ja tarvittiin kaksi uutta yksinkertaista kaavaa vastaamaan johdon pyyntöä:

  • Sarake J: = LASKUPAIKKA (B6: E6) * 8, 75 + LASKUPAKKA (F6) * 7, 5
  • Sarake K: = (42, 5-G6) -J6

Kuvio C

Uusi ratkaisu.

Sarakkeen J uusi kaava kertoo maanantaista torstai -soluun löydetyt aihiot 8, 75: llä, perjantai-solun aihiot 7, 5: llä ja summataan sitten nämä tuotteet. Sarakkeen K kaava vähentää sarakkeessa J olevan uuden arvon työtuntien kokonaismäärästä, josta vähennetään sarakkeen G arvo (työtunnit).

Tässä tapauksessa työaikojen summaaminen ei toiminut, joten annoimme arvon tyhjille ja summaimme ne sen sijaan. Vaihto strategiassa paljasti yksinkertaisen ratkaisun.

Perintö jatkaa

Kasvu on hyvää, ja jos olet onnekas, yksinkertainen työkirja, jolla aloit, mahtaa kasvun. Realistisesti uusia vaatimuksia on usein vaikea lisätä tosiasian jälkeen - "Jos olisin tiennyt, että tarvitset ..., minulla olisi ..." Usein syyllinen ei ole huono suunnittelu tai muu niin akateeminen. Joskus yritys yksinkertaisesti ylittää työkirjan alkuperäisen tarkoituksen, ja se on hyvä ongelma! Kun tämä tapahtuu ja et voi rakentaa uudelleen, miettiä uudelleen.

Voit käyttää ladattavia .xlsx- ja .xls-tiedostoja löytääksesi erilaisen ratkaisun, mutta jotta asiat olisivat mielenkiintoisia, yritä ylläpitää käyttäjän rajoituksia. Ole hyvä ja jaa ratkaisusi alla olevaan kommenttiosaan.

Lähetä minulle Office-kysymyksesi

Vastaan ​​lukijoiden kysymyksiin, kun pystyn, mutta mitään takeita ei ole. Kun otat minuun yhteyttä, ole mahdollisimman tarkka: Esimerkiksi "Ole hyvä ja vianmääritys työkirjaani ja korjaa vika" ei todennäköisesti saa vastausta, mutta "Voisitko kertoa minulle, miksi tämä kaava ei tuota odotettuja tuloksia?" voimin. TechRepublic ei korvaa minulle aikani tai asiantuntemustani, enkä myöskään pyydä lukijalta maksua. Voit ottaa minuun yhteyttä osoitteessa


© Copyright 2020 | mobilegn.com