Spooktober fest: Kuinka korjata erittäin pelottava postilaatikko

Viisi parasta tapaa päästä postilaatikkoon nolla Saapuneet postilaatikot täytetään sähköpostien kanssa joka päivä, ja niiden kaikkien lajittelu voi olla vaikea tehtävä. Tom Merritt tarjoaa viisi vinkkiä kyseisen postilaatikon tyhjentämiseen.

Kun Spooktober saapuu päätökseen, sähköpostin postilaatikossa on hyvin vähän arkaluonteisempaa kuin tungosta, sotkuinen sotku. Vaikka tiedätkin, ettet pysty saavuttamaan Inbox Zero -järjestelmän nirvaanaa (silloin pystyt taikuutta tyhjentää kaikkien viestien sähköpostilaatikko), on hyvä aika pudota (saatko sen? ) uusiin ja vanhoihin tapoihin. Puhdistitko Marie Kondo talosi? Nyt on aika olla yhtä vaikuttava digitaalimaailmassa. Sekoituneen sähköpostilaatikon tarkistamisen ei enää tarvitse olla kauhuelokuva, shokkiin pelottavaa.

Lisätietoja kyberturvallisuudesta

  • Kyberturvallisuus vuonna 2020: Kahdeksan pelottavaa ennustetta
  • Vuosikymmenen 10 tärkeintä kyberhyökkäystä
  • Kuinka tulla kyberturvallisuusprosessiksi: Huijarilehti
  • Kuuluisa mies Frank Abagnale: Rikos on tänään 4000 kertaa helpompaa

Täydellisen avoimuuden ja sähköpostien ja postilaatikoiden tarkistamisen vuoksi useimmat meistä saattavat sanoa, että on pelottavaa tarkistaa postilaatikkomme, mutta tarkoitamme oikeasti sitä, että pelkäämme puhdistaa postilaatikkomme, stressata ja keskeyttää päivämme löytääksemme tietyn sähköpostiosoitteen, käänsi haun matkalle, joka vie meidät etsinnästä postilaatikkoon, alikansioihin, roskakoriin ja takaisin postilaatikkoon.

Suositut sähköpostiympäristöt, kuten Gmail, ovat intuitiivisia ja helppokäyttöisiä, mutta ylikuormitettu ja sotkuinen postilaatikko voi silti estää päivittäistä tuottavuutta.

Opi hallitsemaan sähköpostiosoitettasi

Käsittele sitä milloin vain. "Jokaisella on oma tapa työskennellä, mutta tärkeintä on hallita sähköpostiosoitettasi eikä anna sähköpostisi hallita sinua", suositteli Eric Wanta, Zive, YMO, Kiwi for Gmail ja Kiwi for GSuite. "Sähköpostiviestit ovat huomiota herättäviä tekijöitä työpaikalla. Toimistotyöntekijät tarkistavat sähköpostinsa 30 - 40 kertaa tunnissa. Parhaan työn tuottamiseksi on oltava minimaalisia keskeytyksiä. Tietenkin on normaalia tarkistaa postimme useita kertoja päivässä jäädäksemme saapuvien kiireellisten pyyntöjen lisäksi, mutta sähköpostin käsittelyajan ajoittamisen tulisi olla vaihe numero yksi. Ehdotan asettaa aika päivittää sähköpostiselaimesi kalenteriin. "

Tutkimukset osoittavat, että keskimääräinen henkilö lähettää ja vastaanottaa 124 työsähköpostia päivittäin tai 620 sähköpostia viikossa. "Ja vietämme keskimäärin 1, 1 minuuttia jokaiselle sähköpostille. Joten matematiikka perustuu siihen, kuinka monta sähköpostia saat päivittäin. Sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen vie noin 28% keskimääräisen ihmisen kokonaisvaltaisesta työviikosta", Wanta sanoi. .

10 ilmaista vaihtoehtoa Microsoft Wordille ja Excelille (TechRepublic lataa)

Annoitko itsellesi kovan määräajan, yrität tehdä sen, kunnes olet valmis, haluatko nukkua puhdistuksen keskelle tai viettää vain aikaa, tämä "riippuu tietysti vastaanottamasi sähköpostin määrästä ja minkä tyyppisiä vastauksia sinun on lähetettävä ", Wanta sanoi. "Yksi tapa minimoida kuluttamasi aika on rajoittaa vastauksiasi. Sähköpostivastausten tulisi olla tiiviitä ja suoraan pisteeseen. Jos vastaat useampaan kuin kolmeen lauseeseen jokaiselle sähköpostiviestille, teet todennäköisesti sen väärin. Ja vastusta kehotusta tarkistaa jatkuvasti. Poista ilmoitukset käytöstä. "

Sähköpostisi tyhjentäminen on korvaamatonta, jotta pysyt järjestäytyneenä, mutta se "ei myöskään anna tärkeiden asioiden liukastua halkeamien läpi, ja helpottaa asioiden löytämistä tarvittaessa, vähentää ahdistusta ja tekee sinusta entistä tuottavamman", tarjosi Wanta, joka sanoi, että hän tuntee monia ihmisiä, joiden postilaatikossa on "kymmeniä tuhansia sähköposteja".

Prosessi

Aloita poistamalla aikaherkkä sähköposti, jotka ovat sinulle eniten tärkeitä tietyllä ajankohtana. "Asenna suodattimet sen perusteella, mikä on sinulle tärkeätä, tai valitse vain uusien katsominen. Kuinka priorisoit, olet sinun vastuullasi ja mitä sinun täytyy saada aikaan sinä päivänä", Wanta sanoi.

Edustaminen Inbox Zero -sovellukselle

Inbox Zero "on ollut Tim Ferriksen kaltaisten tuottavuusgurien suosima lähestymistapa pysyä jatkuvasti sähköpostien päällä ja pitää lukematon lukumäärä nollassa", Wanta selitti. "Ongelma on aivan kuten harjoittaminen terveellisten kuuden pakkauksen ja 2% rasvan pitämiseksi, suurin osa päättyy postilaatikoihin, joissa on satoja lukemattomia sähköposteja, jotka vain kasaantuvat. Tosiasia, että ihmisillä ei ole aikaa järjestää postilaatikoitaan. ."

Lisätietoja liikkuvuudesta

  • Miksi Androidilla on bannerivuosi vuonna 2020
  • 10 liikkuvuusennustetta vuodelle 2020: AI, 5G, taitettavat puhelimet ja muut
  • Opi kieli ennen seuraavaa matkaa näiden sovellusten avulla
  • Valokuvat: Apple Watchin 10 parasta vaihtoehtoa

Yli 80% käyttäjistä on yrittänyt toistuvasti saada sähköpostinsa hallintaan, ja vaikka heillä on taipumus olla menestys, keskimäärin kestää vain kuusi päivää. Joten "vaikka Inbox Zero -konsepti on mielenkiintoinen, se on täysin epärealistinen ottaen huomioon sähköpostin ja ihmisluonnon todellisuudet", Wanta sanoi. "Taistelet häviävää taistelua, jota et voi voittaa. Hyväksy se tosiasia, että sinulla ei todennäköisesti ole aikaa päästä kaikkiin vastaanotetuihin sähköposteihin yhdessä päivässä, ja keskity sen sijaan päästäksesi ensisijaisiin sähköposteihin ja jätäksesi muut lukematta ."

Siellä voi olla psykologiaa tai se voi olla laiskuus, mutta tallennustilan ollessa runsaasti verkkopohjaisia ​​sähköpostiviestejä, kuten Gmail, "on suuntaus, pidä vain kerätä ja tallentaa viestejä", Wanta sanoi. "Vanhoina aikoina" ihmiset latasivat viestinsä tietokoneisiinsa, ja he olivat yleensä huolissaan ja ahkeraan vanhojen viestien poistamiseen kiintolevyjen rajoitetun tallennustilan vuoksi.

Toinen syy näyttää siltä, ​​että sähköpostien pitäminen on helpompaa, johtuu haun parantamisesta. Monet ihmiset eivät vaivaudu järjestämään tai arkistoimaan sähköposteja ja käyttävät otsikointia, hakuominaisuuksia ja uusia AI-työkaluja etsimään ja tunnistamaan sähköpostiviestejä tarvittaessa.

Voit tyhjentää postilaatikkosi kokeilemalla tätä menetelmää

Poista se, jos se on roskaa tai et enää tarvitse sitä, roskakori. Ihmiset keräävät esineitä, mutta muut ihmiset keräävät sähköposteja, joita he eivät tarvitse.
Käytä sitä heti, olipa kyse tapahtumasta, johon sinun on vastattava, päivämääriin, joka on lisättävä kalenteriin, tai jotain, joka tarvitsee vastausta.
Arkistoi se, tämä on varattu kaikille, jotka tulisi tallentaa myöhempää käyttöä varten.

Wanta sanoi, että Zive kehitti Kiwin Gmail Focus -suodatinlaatikkoon "ratkaistaksesi tämän ongelman ja auttaaksesi sinua hallitsemaan sähköpostiasi."

Tietoja sähköpostitilistäsi

Suurimmalla osalla ihmisiä on useita sähköpostiosoitteita, joihin sisältyy työ- ja henkilökohtainen osoite, mutta heillä voi olla myös osoitteita kouluille tai organisaatioille, joihin he ovat kuuluneet. Koska sähköpostitilin perustaminen on ilmaista ja helppoa, käytettävissäsi sähköpostiosoitteita voi olla niin monta kuin tarvitset.

Sähköpostiosoitteen, kuten Google tai Yahoo, etuna on, että ihmiset ovat riippuvaisia ​​siitä, että he voivat käyttää sähköpostitilejä mistä tahansa ja mistä tahansa laitteesta. Joten verkkopohjaisen sähköpostitilin omistaminen on "ylivoimaisesti helpoin tapa varmistaa, että kaikki henkilökohtaiset sähköpostisi ovat hyppysissäsi", Wanta sanoi.

Kohdata pelkosi ja jatkaa sitä: puhdista tämä harkittu sähköpostitili niin pian kuin mahdollista. Se ei ole niin pelottavaa tehtävästä.

Executive Briefing Newsletter

Löydä IT-johtamisen menestyksen salaisuudet näillä vinkillä projektijohtamiseen, budjeteihin ja päivittäisiin haasteisiin vastaamiseen. Toimitetaan tiistaisin ja torstaisin

Rekisteröidy tänään

© Copyright 2021 | mobilegn.com