Onko videoneuvottelut lopulta valmis korvaamaan liikematkat ja henkilökohtaiset tapaamiset?

Kuva: drogatnev, Getty Images / iStockphoto

Muistan ensimmäisen naarmuuntuneen puheluni tietokoneella 1990-luvun lopulla, yrittäessäni keskustella treffatun tytön kanssa kaukopuhelujen välttämiseksi. (Niille, joilla ei ole aavistustakaan siitä, mistä puhun, joudut kerran maksamaan puheluista paikkoihin, jotka sijaitsevat yli kymmenen mailin päässä siitä, missä istuit.) Puhelun laatu oli hirvittävä, ja video ei ollut ' edes vaihtoehto, mutta muistan ajatellut, että tämä oli viestinnän tulevaisuus.

Zoom-konferenssilinjan suojaaminen hakkereilta (ilmainen PDF)

Vuosia myöhemmin, olemme käyneet läpi useita "videoneuvotteluita joukkoille" -syklin, joka on yleensä ratkaisu välttää lentokoneita, hotelleja ja ihmisten kokoamiskustannuksia huoneessa yhdessä. Jokainen jakso yleensä kipsi, johtuen huonojen työkalujen, huonojen helpottamisten ja tunteen, jonka mukaan kriittiset kokoukset eivät yksinkertaisesti olleet niin tehokkaita rakeisten videopuhelujen aikana, äänen kanssa, joka kuulosti usein viimeisimmältä autotune-parannetulla poplaulajalla tai itsepäinen robotti.

Mitä videoneuvotteluissa on muutettu?

Joku, jonka työ, kuten nuorin lapseni kertoo, on "lentokoneilla ajaminen ja ihmisten kanssa puhuminen", mahdollisuus välttää lentokoneita ja hotelleja on erittäin houkutteleva, ja näyttää siltä, ​​että tämä unelma on lopulta toteutumassa. Meillä on jo pitkään ollut suhteellisen korkealaatuisia videokameroita ja mikrofoneja tietokoneillamme, mutta ohjelmisto oli tyypillisesti hankala ja rajoitettu pöytätietokoneisiin. Videoneuvotteluun liittyminen oli työläs laajennusten asentaminen tai päivittäminen, huolehtiminen siitä, tunnistetaanko laitteistosi, ja useita minuutteja erilaisista osallistujista, jotka yrittivät jakaa sovelluksia.

Työkalut eivät vieläkään ole täydellisiä, mutta suuret toimijat, kuten Skype, GoToMeeting ja suhteellisen uusi tulokas Zoom, ovat keskittyneet sovellustensa käyttöliittymien parantamiseen ja irroittaneet ne työpöydältä. Voit nyt liittyä videokonferenssiin ja nähdä jopa kollegasi Windowsin työpöydän uima-altaan ollessa iPadissa. Samoin on melkein yhtä helppoa kuin puhelinsoitto hypätä tapauskohtaiselle videokonferenssille ja saada ihmisten vuorovaikutuksen rikkaus hyvin pienellä tekniikalla. Kulissien takana uudet pakkausalgoritmit tarjoavat korkealaatuista ääntä ja videota jopa mobiiliverkoissa verrattuna aiemmin kuvapisteisiin ja robottiääniin.

Gartner IT Symposium / Xpo 2019: Kuinka Zoom edistää yrityskulttuurin muutosta

Tärkeintä on edelleen kulttuuri ja helpottaminen

Olet todennäköisesti viettänyt kohtuullisen osan elämästäsi neuvottelupuheluihin, joista monet ovat turhia. Aina löytyy "Chatty Cathy / Karl", joka haluaa puhua säästä tai jostakin muusta kuin sekvenssistä, "Solitaire Steve / Stacy", joka selvästi keskittää huomionsa muualle, ja "Plugin Pete / Pam", jolla ei ole oikeaa pluginia, ei saanut liitettä tai vaatii muutoin koko joukkuetta keskeyttämään, kun he selvittävät tekniikansa. Mielenkiintoista ei ole se, että näitä neuvottelupuhelupersoonallisuuksia on olemassa, vaan että he suvaitsevat joitain organisaatioita, jotka eivät koskaan suvaitse tällaista käyttäytymistä henkilökohtaisesti.

Uudet videoteknologiat auttavat jossain määrin: On vaikeampaa olla toisella puhelulla, leikata nurmikkoa tai taittaa pyykkiä, kun ihmiset katsovat sinua, ja päivitetty ohjelmisto auttaa välttämään joitain vanhan tekniikan haasteista. Mutta tekniikka ei ole maaginen luoti. Yksinkertaiset kulttuuriset vihjeet, kuten videon kautta osallistumisen tekeminen ennemminkin odotuksiksi kuin poikkeuksiksi, ovat hyvä alku. Jos ryhmänjohtajana olet aina videossa, hymyilemässä ja kiinnostunut, voit asettaa esimerkin, joka on emuloitu. Jos soitat aina autosta ja kuuntelet puoli, odota, että ryhmäsi seuraa myös esimerkkiäsi. Näyttäminen valmistetuista ja videotapaamisten tekemisestä 99% työajasta ja vain 1% fluffista tekee niistä arvokkaan kokemuksen, josta useimmat osallistujat nauttivat harjoittamisesta. Jos annat näiden konferenssien muuttua gab-istunnoiksi tai viiden minuutin arvoksi jokaisesta kamerassa katsotusta tunnista, löydät samat vanhat turhautumiset.

Kuinka videoneuvottelut vähentävät liikematkoja ja lisäävät tuottavuutta

Ymmärrä samoin välineen edut ja haitat. Yhdessä ryhmässäni, jossa kaikilla on iPads tai kosketusherkkä kannettava tietokone, esitysluonnoksen tarkistaminen on upeaa, koska ihmiset voivat merkitä asiakirjan puhuessamme ja voimme vuorovaikutteisesti piirtää ja rakentaa toistensa ideoita. Aivoriihi-istunnot sellaisen joukkueen kanssa, jonka tunnet kohtuullisesti hyvin, voivat myös olla erittäin tehokkaita, koska voit lukea toistensa ilmeitä ja tunnistaa, milloin ihmiset ovat kihloissa ja sopivat konsepista tai onko heillä kysymyksiä tai ovat edelleen käsittelyssä.

Pidä se mielenkiintoisena, tai menetät ne

Suurempien esitysten yhteydessä videolla on riski luoda "puhuva diaesitys", jossa 60 minuuttia samaa ääni-ääntä, kun dia liukuu näytön poikki, menettää nopeasti yleisön huomion. Jos joudut esittämään suurta ryhmää, yritä käyttää tietovälinettä eduksesi tarjoamalla dioja, joihin yleisö voi kirjoittaa aiheeseen, tai äänestää nopean tietokilpailun vastauksesta tai yrittää käydä läpi eri puhujien ja tyyppisten sisältöä pitää asiat mielenkiintoisina. Vanha temppu keskeyttää ja kysyä kysymyksiä ei yleensä ole kovin tehokas, mutta tietyn henkilön kutsuminen, vaikka ensimmäinen järjestetään etukäteen, voi merkitä yleisölle, että osallistuminen ja sitoutuminen odotetaan ja hyödyttää sitä.

Miksi vapaapäivät ovat ihanteellisia yhteistyöhön liittyvälle tekniselle ja etätyölle

Vaikka fyysinen läsnäolo on edelleen kriittinen esimerkiksi hallituksen kokoukselle, jolla on mukana kehon kieli, ja käytävällä tapahtuvat "epäviralliset kokoukset" ovat usein tärkeämpiä kuin "viralliset" kokoukset, videoneuvottelujen kannattaa kokeilla ryhmäsi kanssa. Tämä voi olla yhtä yksinkertaista kuin videopohjainen puhelu jonkun etätyöntekijän kanssa tai suurempien kokousten yrittäminen. Sijoita 10 minuuttia työkalujen testaamiseen ja kokouksen valmisteluun kiinnittämällä huomiota työkalujen vivahteisiin. Muutaman istunnon jälkeen videoneuvotteluista tulee toinen luonne, ja ne saattavat vain pitää sinut poissa lentokoneesta tai kahdesta.

Executive Briefing Newsletter

Löydä IT-johtamisen menestyksen salaisuudet näillä vinkillä projektijohtamiseen, budjeteihin ja päivittäisiin haasteisiin vastaamiseen. Toimitetaan tiistaisin ja torstaisin

Rekisteröidy tänään

© Copyright 2020 | mobilegn.com