Kuinka luoda muutospyyntöroki projektillesi

Getty Images / iStockphoto

Muutospyyntölokia käytetään dokumentoimaan kaikki muutokset, joita kaikki sidosryhmät pyytävät projektin missä tahansa vaiheessa.

On tärkeää, että kaikista muutoksista on tietue, koska se auttaa varmistamaan, että kaikki pyydetyt muutokset alkuperäiseen projektilaajuuteen analysoidaan, hyväksytään tai hylätään, dokumentoidaan perusteellisesti ja seurataan. Tämä antaa kaikille sidosryhmille - myös projektitiimille - tavan selvittää selvästi, mikä on muuttunut projektin puitteissa, milloin se tapahtui ja miksi. Muutospyyntöloki voi olla välttämätön sen varmistamiseksi, että sopimusvaatimukset vahvistetaan ja esitetään todisteet (tarvittaessa) alkuperäisen soveltamisalan muutoksista.

Vaihda pyyntölokikomponentit

Vaikka jokainen projekti ja projektin muutospyyntö saattavat olla erilaisia, alla lueteltujen tietotyyppien tulisi olla säännöllisesti esiintyvissä useimmissa muutospyyntörokissa.

1. Muutospyynnön tunnistenumero

Tämä on jokaiselle pyynnölle ainutlaatuinen avain, jonka avulla on helppo etsiä ja löytää muutospyyntöjä, kun useita on samanlaisia. Se varmistaa myös, että kaikki ryhmän jäsenet ja sidosryhmät voivat olla varmoja mihin muutospyyntöön keskustelu kuuluu.

2. Muutospyynnön tyyppi

Tämä auttaa luokittelemaan muutospyynnön tavalla, joka tekee siitä merkityksellisen projektin kannalta, kuten toiminto, rooli tai muut kriteerit.

3. Pyydettävä muutos

Tämän tulisi sisältää yksityiskohtainen kuvaus tarkalleen ehdotetusta muutoksesta.

4. Mikä on käynnistänyt pyynnön

Kuten alla kerrotaan tarkemmin, jokin laukaisee aina muutospyynnön. Tutustuminen liipaisimiin voi auttaa hyväksyjää määrittämään muutoksen tarpeen ja merkityksen.

5. Vaikutus projektiin

Ennen kuin muutosta vain pyydetään, on tärkeää tehdä analyysi siitä, minkä vaikutuksen odotetaan olevan ja miten se muuttaa hanketta ja suorituksia. Muutoksen pyytäjän tulisi antaa osa tästä, mutta myös muiden ryhmän jäsenten ja sidosryhmien on kenties annettava apua.

6. Muut tärkeät tiedot

Tämä sisältää seuraavat:

  • Pyynnön vastaanottamispäivä
  • Kuka pyysi muutosta
  • Pyynnön tila
  • Kuka hyväksyi (tai hylkäsi) pyynnön
  • Hyväksymisen tai hylkäämisen syyt
  • Vaadittavat toimenpiteet

Yhdessä tämä avaintieto auttaa sidosryhmiä, projektiryhmiä ja sponsoreita seuraamaan sitä, mikä on muuttunut projektissa, kun se muuttui, ja mikä tärkeämpää, miksi muutos oli välttämätön.

Muutospyyntöjä laukaisevat tekijät

Aina on jotain, joka kehottaa muutosta projektiin. Tässä on joitain yleisiä:

1. Virheelliset oletukset

Esimerkki virheellisestä oletuksesta voi olla jotain, jos oletetaan, että kaikki osastoryhmän johtohenkilöt voivat käyttää 20 tuntia viikossa projektiin, mutta ne ovat käytettävissä vain 10 tuntia viikossa. Tämä vaikuttaa projektin aikajanaan ja voi aiheuttaa laajuuden muutospyynnön.

2. Asiakkaan vaatimukset

Asiakkaiden muuttuvat tarpeet ovat yleinen laukaus laajuuden muutospyyntöihin. Asiakkaalla voi olla mielenmuutos haluttuun suuntaan sisäisten tai ulkoisten tekijöiden takia.

3. Resurssirajoitukset

Sellaiset tekijät kuin lahjakkuuspula voivat merkittävästi estää kykyä noudattaa projektilupauksia, ja tämä voi laukaista tarpeen arvioida ja pienentää projektin tavoitteita.

4. Talousarviorajoitukset

Nämä ovat usein tekijä, koska asiakkailla voi olla ylevä luettelo jatkuvasti muuttuvista tavoitteista ja toimituksista, mutta heidän kykynsä kattaa tavoitteensa riittävästi voi vähentyä projektin elinkaaren aikana.

5. Muutos operatiivisessa strategiassa

Tämä voi aiheuttaa muutoksen portfolion, ohjelman ja projektin prioriteetteissa, mikä aiheuttaa tarpeen pienentää tai peruuttaa joitain tavoitteita tai vaatimuksia kokonaan.

6. Teknologinen kehitys tai aukot

Uusi tekniikka tai tekniikan puute voi vaikuttaa positiivisesti tai kielteisesti projektien toteuttamiseen, esimerkiksi uuden ohjelmistotyökalun avulla, joka on sisällytettävä. Pieninkin prosessin muutos voi laukaista muutospyynnön tarpeen.

7. Lainsäädäntö tai laki

Nämä ovat usein odottamattomia yllätyksiä, jotka pakottavat organisaatiot muuttamaan keskeneräisiä projekteja, mikä aiheuttaa muutospyyntöjen tarpeen, jotka voivat vaikuttaa liiketoiminnan eri osa-alueisiin. Ajattele vain EU: n yleisen tietosuoja-asetuksen viimeaikaisia ​​vaikutuksia!

8. Virheet tai puutteet

Nämä voivat olla myös ei-toivottuja tapahtumia, jotka voivat saada aikaan muutoksia siihen, miten projektitiimi vastaa toimituksilleen laadun.

Toimialasta, projektin monimutkaisuudesta, projektin koosta, maantieteellisestä sijainnista ja organisaatiorakenteesta riippuen voi olla muita tekijöitä, jotka vaikuttavat muutospyynnön tarpeeseen.

Executive Briefing Newsletter

Löydä IT-johtamisen menestyksen salaisuudet näillä vinkillä projektijohtamiseen, budjeteihin ja päivittäisiin haasteisiin vastaamiseen. Toimitetaan tiistaisin ja torstaisin

Rekisteröidy tänään

Katso myös:

  • 6 olennaista asiakirjaa projektinhallinnan menestykseen (TechRepublic)
  • Kuinka luoda tehokas riskinhallintasuunnitelma (TechRepublic)
  • Kuinka saavuttaa projektin tavoitteet luomalla työnjakorakenne (TechRepublic)
  • Projektipäällikön jatkamismalli: Kehys taitojen ja saavutusten korostamiseksi (Tech Pro Research)
  • Myyjäsuhteiden hallinnan tarkistuslista (Tech Pro Research)

© Copyright 2020 | mobilegn.com