Totuus seitsemästä jatkuvasta Google-dokumenttien myytistä

Viime viikon viesti Google-sivustoja ympäröivistä myytteistä herätti hienoja kommentteja puhumattakaan muutamasta muusta myytistä, jotka pystyimme hylkäämään.

Tällä viikolla siirrymme Googlen verkkotiedostojen tallennukseen, tekstinkäsittelyyn, laskentataulukkoon, lomakkeeseen ja viimeisimmässä online-videotallennusjärjestelmään - Google Docsiin.

Google Enterprise -viikotiedote auttaa ammattilaisia ​​hyödyntämään parhaiten Google-dokumentteja, Google-sovelluksia, Chromea, Chrome-käyttöjärjestelmää ja kaikkia muita yritysympäristöissä käytettäviä Google-tuotteita.

Myytti 1: Microsoft Office 2010-tiedostoja ei voi muuntaa muokattaviksi Google-dokumenteiksi

Google Docs Upload -ominaisuuden avulla voit muuntaa useita erityyppisiä tiedostotyyppejä muokattaviksi Google-dokumenteiksi, laskentataulukoiksi, esityksiksi ja piirustuksiksi. Tässä on luettelo muunnettavista tiedostotyypeistä:

  • Taulukot: .xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab
  • Asiakirjoille: .doc, .docx, .html, teksti (.txt), .rtf
  • Esitykset: .ppt, .pps, .pptx
  • Piirustukset: .wmf

Microsoft Office 2010: n julkaisun jälkeen oli kulunut ajanjakso, jolloin Google Docs ei pystynyt muuntamaan näitä tiedostoja Google Docsiksi. Tuki Excel 2010: lle ja Word 2010: lle tuli ensin, ja juuri tänä kesänä Google julkaisi tuen PowerPoint 2010 -muunnokselle. Kuten kaikki muunnetut tiedostot, muotoilu ei välttämättä vastaa alkuperäistä tarkalleen, ja tuetut ominaisuudet, kuten makrot ja mukautetut animaatiot, eivät tulevat Google-dokumenttien käyttöön muuntamisprosessissa.

Myytti 2: Google-dokumenttien järjestelmänvalvojat eivät voi estää käyttäjiä luomasta julkisia asiakirjoja, jotka hakukoneet löytävät

Jos käytät Google-dokumentteja Gmail-osoitteella, sinulla on kolme erilaista jakamisvaihtoehtoa - Yksityinen, Jokainen, jolla on linkki ja Julkinen. Asiakirjat, joilla on "julkinen" näkyvyysasetus, käyttäytyvät kuin tavalliset verkkosivut, ja hakukoneindeksoijat voivat noutaa niiden sisällön ja ne ovat saatavilla julkisissa hakukoneiden tuloksissa.

Niillä, jotka käyttävät Google-dokumentteja Google Apps -tilien kanssa, on jopa viisi erilaista näkyvyysasetusta: Yksityinen, Ihmiset organisaatiossa, jolla on linkki, Kuka tahansa organisaatiossa, Jokainen, jolla on linkki tai Julkinen verkossa. Verkkotunnuksen hallintapaneelissa järjestelmänvalvoja voi kuitenkin rajoittaa käytettävissä olevia näkyvyysvaihtoehtoja. Käyttäjiä voidaan estää käyttämästä "Julkinen" -näkyvyysvaihtoehtoa, ja heitä voidaan jopa rajoittaa jakamasta asiakirjoja käyttäjien kanssa, joilla on sähköpostiosoitteita muilla verkkotunnuksilla.

Myytti 3: Google-taulukot eivät tue monimutkaista tietojen analysointia

Google Spreadsheets on oikeastaan ​​erittäin monimutkainen, mikä näyttää yksinkertaiselta verkkopohjaiselta taulukkolaskentaohjelmalta. Toimintoluettelo sisältää satoja funktioita matematiikan, päivämäärän, taloudellisen, tilastollisen ja teknisen analyysin osalta. Tietokantatoimintojen avulla Google Spreadsheets voi jopa hakea ja käsitellä tietoja muista tietokannoista. Jotkin toiminnot kyselyitä jopa muilta Google-sovelluksilta, kuten Google Finance, Google Translate ja Google Search.

Myytti 4: Google-dokumenteihin tallennetut tiedostot lasketaan 7 Gt: n tai 25 Gt: n Gmail-tallennustilarajaasi

Google-dokumenttien tallennuskiintiö on erillinen Gmailin tallennuskiintiöstä. Google-dokumenttien käyttäjillä ei ole mitään rajaa käytettävissä olevien Google-asiakirjojen, laskentataulukoiden, esitysten, lomakkeiden ja piirustusten määrälle. Joidenkin näiden tiedostojen koosta on kuitenkin rajoitettu; esimerkiksi Google-esitykset on rajattu noin 200 dioon.

Google Docsiin ladatuille tiedostoille on kuitenkin kiintiö tallennustilan määrälle. Tämä sisältää kuvia, videoita, musiikkia ja Office-tiedostoja, joita ei ole muunnettu Google-dokumenteiksi. Jokaisella käyttäjällä on 1 Gt tallennustilaa Google-dokumenteissa. Käyttäjät voivat ostaa lisää tallennustilaa noin 0, 25 dollaria gigatavua.

Voit selvittää, kuinka paljon tallennustilaa käytät tällä hetkellä, napsauttamalla Google Docs -luettelon latauskuvaketta.

Myytti 5: Et voi luoda animaatioita Google-esityksissä

Google-esitykset ovat huonompi kuin Microsoft Powerpoint, kun kyse on zoomauksesta, ruudukkolevystä ja animaatioiden ja siirtymien purkamisesta. Google Presentations tukee kuitenkin "kasvavaa paljastamista" -toimintoa. "Inkrementaalisen paljastuksen" avulla käyttäjät voivat tilata esineitä (teksti, kuva, muoto) dioille ja esineet näkyvät hiiren napsautuksella käynnistetyssä järjestyksessä.

Se on se, kun kyse on animaatioista Google-esitysten avulla. Voit tietysti aina upottaa animoidun YouTube-videon itse esitykseen.

Myytti 6: Sinulla on oltava Gmail- tai Google Apps -tili, jotta voit tarkastella Google-dokumentteja

Sinun ei tarvitse olla Gmail-tiliä, Google-tiliä tai Google Apps -tiliä, jotta voit tarkastella Google-dokumentteja. Tärkeintä on, että käyttäjät, joilla ei ole Google-tiliä, voivat nähdä Google-dokumentin katsojana, mutta jos heille annetaan "editorin" käyttöoikeudet, heidän on kirjauduttava sisään Google-tilillä. Paras tapa jakaa Google-dokumentti muun kuin Google-tilin haltijan kanssa on lähettää heille asiakirja liitteenä. Toinen vaihtoehto on muuttaa Google-dokumentin näkyvyysasetusta niin, että "kuka tahansa linkki" näkee sen. Jaa sitten linkki kyseisen käyttäjän kanssa.

Myytti 7: Et voi liittää Google-dokumentteja sähköposteihin

Monet ihmiset ajattelevat, että he eivät voi liittää Google-asiakirjaa sähköpostiin, koska he eivät näe Google Docs -luettelonsa näkyvän, kun he napsauttavat "liitä tiedosto" -linkkiä Gmailissa. Sen sijaan, että avata sähköpostia ja sitten liittää tiedosto, Google-dokumenteissa, avaa tiedosto ja valitse sitten sähköpostiosoite, johon se lähetetään liitteenä. Jos napsautat Jaa-painiketta (Google-dokumenttien vanha käyttöliittymä) tai Yhteistyö (Google-dokumenttien uusi käyttöliittymä) -linkkiä, on vaihtoehto "Sähköposti liitteenä". Voit paitsi lähettää asiakirjan liitteenä myös valita tiedostomuodon, johon asiakirja lähetetään. Jos esimerkiksi lähetät Google-asiakirjan, voit liittää tiedoston Word-asiakirjana, PDF-muodossa, tavallisena tekstinä, HTML- tai RTF-tiedostona.

Haittapuoli liitteen lähettämiselle tällä tavalla on, että lähetetyistä viesteistä ei ole merkintää. Helpoin tapa jakaa dokumentteja on lisäämällä käyttäjiä "toimittajiksi" tai "katsojiksi", koska voit seurata, kenellä on pääsy asiakirjaan ja minkä tyyppisiä käyttöoikeuksia heillä on.

Lue myös:

  • Google Appsin uudet ominaisuudet on suunniteltu yhteistyöryhmille
  • Luo Google-dokumentteja Cloud Connect -sovelluksen avulla Microsoft Officen avulla
  • 40 tärkeintä Google Appsin pikanäppäintä

© Copyright 2020 | mobilegn.com