Uusi Google-dokumenttien "Kommentoida" -ominaisuus antaa sinulle vaihtoehtoja

Google Docsia ei tunneta ylivoimaisesta tekstinkäsittelytehostaan ​​(vaikka se onkin parantumassa), sen sijaan se tunnetaan rikkaasta yhteistyöstä ja jakamisominaisuuksista. Jakamisominaisuus ei tarkoita pelkästään toimittajien ja katsojien lisäämistä asiakirjaan. Yhteistyökumppanit voivat nyt keskustella asiakirjan sisällä, seurata ja hallita kommentteja, muokata samanaikaisesti ja muuttaa asiakirjan julkista näkyvyyttä. Dokumentit voidaan jakaa jopa käyttäjille, joilla ei ole Google-dokumentteja, liitetiedoston avulla.

Voi kommentoida

Seuraavien päivien aikana Google julkaisee uuden jakamisvaihtoehdon nimeltä "voi kommentoida". Tämän luvan saaneet käyttäjät eivät voi vain katsella asiakirjaa, vaan he voivat myös tehdä kommentteja ja vastata niihin ilman, että heillä olisi muokkausoikeuksia.

Google antaa sinulle työkalut jakaa ja tehdä yhteistyötä asiakirjojen kanssa, mutta nämä vaihtoehdot eivät ole sopivia kaikille yleisöille. Doc-omistajana sinun tulee valita yhteistyötapa, joka sopii parhaiten yleisösi työkalujoukkoon, teknisiin kykyihin ja yhteistyöprojektin tavoitteeseen.

Seuraava havainnollistaa neljää skenaariota ja kuhunkin valitsema paras Google Docs -yhteistyövaihtoehto.

Skenaario 1: Kopion lähettäminen asiakirjasta muulle kuin Google Apps -käyttäjälle

Yhteistyövaihtoehto: Lähetä liitteenä

Jos luot tiedoston Google-dokumenteissa, voit jakaa tämän tiedoston muille kuin Google Apps -käyttäjille valitsemalla Lähetä liitteenä -toiminnon Yhteistyö-valikosta (uusi käyttöliittymä) tai Jaa-painike (vanha käyttöliittymä).

Kun valitset lähettää tiedoston tällä tavalla, voit valita tiedostotyypin, johon haluat muuntaa asiakirjan. Tiedostotyypit vaihtelevat Microsoft Office-tiedostoista PDF: ään, HTML: ään ja Rich Text Format -koodiin lähettämäsi tiedostotyypin mukaan.

Vastaanottaja saa tiedoston liitteenä sähköpostiin. Voit lisätä erityisviestin lähettäessäsi tiedostoa liitteenä.

Haittapuoli on, että lähetetyn viestin tietue ei tule näkyviin Gmailin Lähetetyt-etiketissäsi. Lisäksi, jos vastaanottaja tekee muutoksia liitetyn tiedoston versioon, et näe näitä muutoksia Google-dokumenteissa.

Tämä yhteistyötapa on paras, kun lähettämäsi asiakirja on lopullisessa versiossa ja käyttäjällä, jonka kanssa jaat sen, ei ole Google-tiliä.

Skenaario 2: Yhteistyö kokousohjelmassa pienen ryhmän Google-dokumenttien käyttäjien kanssa

Yhteistyövaihtoehto: Lisää käyttäjiä toimittajiksi

Jos olet luomassa kokousohjelmaa ja haluat, että kaikki osallistujat voivat lisätä keskusteluaiheitaan esityslistalle, sinun on luotava yksityinen Google-dokumentti ja lisättävä sitten kaikki kokouksen osallistujat "toimittajiksi".

Asettamalla näkyvyysasetukseksi Yksityinen, vain kutsutut käyttäjät voivat tarkastella tai muokata tätä asiakirjaa. Jos järjestämäsi kokous on melko pieni (alle kaksikymmentä ihmistä) ja haluat kaikkien palautetta, lisää heidät toimittajiksi. Tällä tavalla he voivat muokata kokousohjelmaa omilla aiheillaan. Tämä on aikaa säästävä verrattuna siihen, että kaikki kaksikymmentä osallistujaa lähettävät sinulle sähköpostia niiden esityslistojen lisäyksistä.

Versiohistoria-työkalun avulla näet, mitkä käyttäjät tekivät muutokset. Voit käyttää tätä työkalua myös palataksesi vanhempiin versioihin, jos jokin käyttäjistä teki virheen ja pyyhki jonkun toisen työn.

Kun kokouksen esityslista on asetettu, voit muuttaa yhteistyökumppanin tilan "katsojaksi", jotta he voivat silti nähdä asiakirjan, mutta eivät voi tehdä siihen muutoksia

Skenaario 3: Käytännön tai menettelyn julkaiseminen organisaatiossasi

Yhteistyömahdollisuus: Tee asiakirjasta Finnival ja katseltavissa koko verkkotunnuksesi

Oletetaan, että juuri tarkistit yrityksen sairauslomakäytäntöä ja haluat julkaista sen intranetissäsi tai jakaa sen sähköpostitse. Sen sijaan, että lisääisit kaikkia yritykseesi katsojana, voit muuttaa dokumentin näkyvyysvaihtoehtoa niin, että organisaatiosi kaikki voivat löytää ja käyttää sitä.

Kun valitset tämän asetuksen, Jakamisasetukset-ikkunassa näkyy yksilöivä URL, jota voit jakaa sähköpostitse, chatissa tai postittaa verkossa. Vain käyttäjät, joilla on käyttäjänimesi ja salasanasi verkkotunnuksessasi, voivat tarkastella tätä asiakirjaa. Tämän näkyvyysvaihtoehdon avulla käyttäjät voivat myös löytää asiakirjan etsimällä kaikkia verkkotunnuksesi asiakirjoja.

Jos teet muutoksia käytäntöasiakirjaan, muutokset näkyvät heti ihmisille, jotka katsovat tai etsivät asiakirjaa. Voit lisätä tähän julkaisuun myös lisätoimittajia, jos kaksi tai kolme henkilöä kirjoittavat asiakirjan. Asiakirjan omistajana sinulla on lopullinen poisto-ohjaus, joten ole varovainen.

Skenaario 4: Asiakastarjouksen kirjoittaminen, joka vaatii suoraa palautetta kollegoiltasi

Yhteistyövaihtoehto: Lisää käyttäjiä "toimittajiksi" tai "kommentaattoreiksi" ja käytä Google-dokumenttien kommenttiominaisuutta.

Jos työskentelet yksityisen dokumentin parissa ja haluat kysyä kollegoilta palautetta suoraan asiakirjasta, voit hyödyntää Google Docin uusimpia kommenttiominaisuuksia. Toimittajat ja kommentoijat voivat lisätä kommentteja ja vastata kommentteihin Google-dokumentissa, mutta vain toimittajat voivat tehdä muutoksia itse asiakirjaan.

Google Docsin uusi kommenttirajapinta seuraa kommentoijakeskustelua toimittajien ja kommentoijien välillä. Siellä on myös "ratkaise" -painike, joka voidaan valita, kun keskustelu on ratkaistu. Tämä on hieno tapa seurata ja hallita asiakirjan ympärillä olevaa keskustelua. Asiakirjan omistaja voi pyytää palautetta useilta ihmisiltä, ​​mutta viime kädessä hänellä on hallinto asiakirjaan tehtävien muutosten tekemiseen.

Uuden Näytä kommenttivirta -ominaisuuden avulla dokumentin toimittajat ja kommentoijat näkevät koko kommenttihistorian. Käyttäjät voivat myös mukauttaa tapaa, jolla he saavat ilmoituksia muutoksista ja kommentteja, menetelmään, joka vastaa paremmin henkilökohtaisia ​​mieltymyksiään.

Google-dokumenttien suorakeskusteluominaisuus on edelleen käytettävissä, mutta kommenttiominaisuus auttaa sieppaamaan asynkronisen keskustelun asiakirjan ympärillä.

Virrankäyttäjät

Google-dokumenttien aloittelijat tai muut kuin tekniset käyttäjät eivät saa käyttää näitä ominaisuuksia ilman asianmukaista koulutusta ja ohjeita. Ja vaikka Google-dokumenttien yhteistyöominaisuudet ovat tehokkaita ja voivat säästää paljon aikaa, sinun on ehdottomasti valittava projektillesi ja kollegoillesi sopivin yhteistyövaihtoehto.

Lue myös:

  • Google Appsin uudet ominaisuudet on suunniteltu yhteistyöryhmille
  • Jatkuva innovaatio Google Appsissa onko se siunaus vai kirous?
  • Google-sovelluksia tuetaan 1. elokuuta vain nykyaikaisissa selaimissa

© Copyright 2020 | mobilegn.com