Kuinka Google Apps toimii, kun ihmiset käyttävät sitä

Noin kuusi kuukautta sitten noin tusina ihmistä Buffalossa, New Yorkissa, mukaan lukien minä, halusi koota asian, joka saa ihmiset puhumaan suurista ideoista. Tuo asia oli TEDxBuffalo, lisensoitu, itsenäisesti järjestetty ja paljon pienempi versio globaaleista TED-konferensseista, jotka tuottavat kiihkeästi virustavat "TED Talks" -videot, jotka jopa Omahassaan setäsi ajattelevat olevan muodikkaita. Ajan myötä siitä kymmenestä kasvoi suuremmaksi avustajien ryhmäksi, ja tarvitsimme jotain viestinnämme, asiakirjojemme ja paljon tiedon hallitsemiseksi. Olin yläosassa kaveri ja valitsin Google Appsin asennuksen.

Miksi Google Apps?

Valitsin Google Appsin muutamasta syystä. Ensinnäkin, TEDxBuffalossa oli todella ollut epäonnistunut yritys ennen kierrosta, ja pystyimme pelastamaan kyseisen Google Appsin asennuksen, antaen meille mahdollisuuden käyttää sallitumpaa ilmaista asennusta, ennen kuin Google palautti ilmaisen käyttäjärajan 10 henkilölle. . Yrityksillä on pakottavia syitä päivitykseen, mutta TEDx-tapahtumamme oli voittoa tavoittelematon, vapaaehtoinen asia, joten meillä oli kunnia tilata omat verkkotunnustyökalut ilmaiseksi.

Suurin osa ryhmästämme oli melko teknistä taitoa, ja muutama oli suoraa veteraania ja Gmailin, Google Docsin ja muiden ilmaisten työkalujen faneja Mountain Viewista. Ja olin kaukana puolueettomasta - kirjoitin Android-aloittelijaoppaani Google-dokumenteissa, hallinnoin valtavaa osa elämästäni Gmailin ja Google-kalenterin kautta ja olin aiemmin käyttänyt Google-työkaluja yhteistyössä muiden toimittajien kanssa Lifehackerissa. Google näytti siltä tieltä.

Ilmaisen työkalun hinta kävi ilmi heti. Oli melko helppoa perustaa " " -tilejä loppupäästäni ja jopa luoda alaryhmien sähköpostiluetteloita markkinoinnille, ohjelmalle ja vastaaville Apps Dashboard -ohjaimista. Muista kuitenkin, että Google Appsin, etenkin ilmaisen lajikkeen, asiakaspalvelun asennus on hankala, joten minun ja muutamien muiden Google-taitavien ihmisten tehtäväni oli varmistaa, että kaikki pääsevät käyttämään tedxbuffalo.com-sähköpostiosoitettaan - omasta kotitietokone, toimisto, puhelimensa, missä he sitten tapahtuivatkin, kun he kirjautuivat sisään heidän vapaaehtoisryhmänsä pitoon.

Tämä on pieni 10 minuutin istunto, jonka voit tehdä kokouksen jälkeen kouralliselle ihmiselle. 30 ihmistä, joiden Google-taito vaihtelee suuresti, on kaksi erittäin energiaa vievää kokousta. Ja kun ihmiset saavat viestejä "tedxbuffalo-markkinointi" -luettelosta, mutta saavat takaisin viestiä "Sinulla ei ole lupaa lähettää", kun he vastaavat, kyseessä on vaahtoava sekoitus sekä vieraantumista että turhautumista, jotka jonkun on korjattava.

Loppujen lopuksi suurin osa ihmisistä, jotka todella halusivat pysyä yhteydessä, päättivät miten päästä sähköpostitse ja hyväksyvät, että organisaatioon liittyminen vaatii jonkin verran vaivaa, riippumatta siitä, mitä työkaluja käytetään. Mutta se, että jätti useita tiliin kirjautumisia selville ja määrittämään, jotka työskentelivät tietokoneiden kanssa elantonsa varten, oli todennäköisesti älykäs siirto. Kaikille muille; avaa erillinen selain tai yksityinen / incognito-ikkuna.

Docs

Entä Docs, jossa varsinainen työ saadaan aikaan? Minulle, freelance-kirjoittajalle, joka liikkuu melko vähän järjestelmien ja sijaintien välillä, Docs on aika uskomaton. Ryhmälle, jossa on 30 tai enemmän ihmisiä, jotka tekevät yhteistyötä laajasti määriteltyjen tehtävien kanssa, se on ehdottomasti enemmän sekoitettua siunausta. Olla tarkka:

Hyvä

  • Koskaan ei tarvitse käsitellä .doc / docx-ongelmia Microsoft Officen eri versioiden välillä.
  • Melko helppo tapa jakaa asiakirjoja jäsenten kesken, jos heidän tileilleen on pääsy.
  • Todella helppo lomake, joka on liitetty laskentataulukoihin, joten tietojen kerääminen ryhmästä tai verkosta on helppoa.
  • Tekstiasiakirjat ja laskentataulukot ovat erittäin vankkoja (ja tallennetaan automaattisesti), kun taas PowerPoint-tyyliset diaesitykset näyttävät yleensä melko kohtuullisilta (ja vahingossa estävät liiallista riippuvuutta dioista).
  • Paljon tilaa - loputtomasti, todellakin - erittäin edulliseen hintaan, eikä kenenkään tarvinnut viettää viikonloppuna iltapäivää palvelimen asettamiseen tai vastaavaan.

Paha

  • Asiakirjaluettelo ja "versiohallinta". Suuri ol-luettelo viimeaikaisista asiakirjoista toimii hyvin, jos olet yhden henkilön myymälä. Kun sinulla on suuri ryhmä, on erittäin helppoa menettää seuraaminen siitä, kenellä on pääsy mihin, minkälaisia ​​nimeämisjärjestelmiä käytät määrittämään jotain "viralliseksi" tai "valmiiksi" ja miksi Tim ei näe asiakirja, jonka Mary oletettavasti jakoi kaikille. Voit muodostaa kansiomaisia ​​"kokoelmia" ja jakaa niitä, mutta meillä on sama kysymys - kuka näkee ne ja mitä he tarkoittavat? Tarvitset suunnitelman ja tiukan nimeämisjärjestelmän, jotta Google-dokumentteja voidaan käyttää ammattimaisesti (aivan kuten mikä tahansa jaettu asiakirjatila), mutta on liian helppoa ajatella, että se selvittää itsensä, kun kaikki on pilvessä.
  • Yksinkertaiset lomakkeet, yksinkertaiset mallit, näyttävät hienoilta ja hienoilta. Mutta aivan kuten Office, on myös muunneltuja teemoja ja clip art -kappaleita, jotka houkuttelevat ihmisiä tekemään muuten hieno tiedonkeruutyökalu näyttämään pääsykoe jonkinlaiselle psykedeeliselle esikoululle.
  • Mainitsinko jo useiden tilien hankalin luonteen? Useammin kuin minä, tai ryhmän jäsen, luon vahingossa TEDxBuffalo-asiakirjan heidän henkilökohtaiseen / Gmail-sidottuun Google Docs -tiliinsä. Mitä sitten? Jaatko sen TEDxBuffalo -tiliinsä, ja jaa sitten takaisin takaisin laajemmalle ryhmälle? Lataa ja lataa se uudelleen? Se ei ole kauppasaaja, joka tuli esiin koko ajan, mutta se tapahtui useammin kuin kerran.

Alarivi

En voi rehellisesti ajatella järjestelmää, joka olisi voinut korvata Google-dokumentit ja Google-sovellukset joukkueellemme, joka toimi monissa eri paikoissa, eri aikoina ja kaikenlaisella vaihtelevalla tekniikalla. Pienten asioiden - yhteyshenkilöiden hallinta, laskentataulukon sarakkeiden oletusleveydet, esitysten kirjasintyyppien valinta - on helppo saada puhtaiksi, kun tiedostojen tallennuksen, varmuuskopion, pääsyn ja taas kustannusten pääpäänsärky on höyrystynyt.

Jos emme työskenteleneet melko tiukalla viiden kuukauden aikataululla konferenssin kokoamiseksi, olemme saattaneet tarjota jonkun, jolla on kokemusta perustaa Google Apps -esimerkki, antaa meille joitain ohjeita ja ennakoida, millaista päänsärkyämme . Ja olemme saattaneet käyttää paremmin ominaisuuksia, joita emme ole koskaan antaneet, kuten sivustopohjainen "intranet" tai jaettu kalenteri, joka ei koskaan tuntunut vievän itseään oikealla tavalla. Teemme sen ehdottomasti vuonna 2012 - vaikka kokenut henkilö lopultakin olisi yksi meistä.

Joka tapauksessa myimme sponsorointipaikkamme Docsissa valmistetuilla sarjoilla, kutsuttiin osallistujia ja pyysimme palautetta (käyttämällä Apps-integroitua MailChimp-ilmentymää), suunnittelimme päivän isossa laskentataulukossa ja Google lähetti heckin toisistaan . Ja lähetimme niin sanotusti tuotteemme ja teemme sen todennäköisesti Google Appsin avulla uudestaan.

© Copyright 2020 | mobilegn.com