Google Apps v. Office 365: Sisällön ja asiakirjojen hallinta

Toimittajan huomautus: Tämä viesti julkaistiin alun perin kesäkuussa 2012. Se on päivitetty tarvittaessa yhdessä siihen liittyvien vertailutaulukoiden kanssa vastaamaan sekä Google Appsin että Office 365: n viimeisimmät tiedot.

Aikaisemmin jatkuvassa sarjassani, jossa vertailin Google Appsia ja Office 365: tä, olen verrannut useita ominaisuusryhmiä, alkaen niiden tuottavuuden perussovelluksista ja siirtymällä heidän sähköposti-, viesti- ja kalenterituotelinjaansa. Tässä segmentissä vertaan kunkin sisällön ja dokumenttienhallintaohjelmistojen erilaisia ​​näkökohtia, pääasiassa ominaisuuksien suhteen, joilla on ainakin joitain päällekkäisiä ominaisuuksia, koska näiden kahden palvelun voidaan todeta olevan luontaisesti erilainen lähestymistavassa.

SharePoint Online, jota voi ostaa itsenäisenä, mutta joka sisältyy erilaisiin Office 365 -suunnitelmiin, on hiukan erotettu versio Microsoftin SharePoint 2010 -käyttöjärjestelmästä, ja sen tarkoituksena on tuoda käyttäjäryhmät yhteen yhdelle alustalle järjestyksessä tehdä yhteistyötä yhteisen tuottavuuden (MS Office) -asiakirjoissa, parantaa niiden hallintaa ja tarjota työkaluja asiaankuuluvan yritysisällön suunnitteluun ja virtaviivaistettuihin työnkulkuihin hyvin koordinoiduissa tiloissa. Google Apps ei missään nimessä pysty sanomaan samaa, ainakin yhdestä sovelluksesta. Yksi on käytettävä Google-dokumenttien, Google Appsin Sites -palvelun ja tietyssä määrin -Google Drive -yhdistelmää, jotta ne saavat aikaan analogisen ominaisuusjoukon kuin SharePoint Online. Jopa näin tehdessään voi kuitenkin havaita, että Google Apps ei täytä tiettyjen standardien vaatimuksia, joita suuret yritykset vaativat, vaan myös tietyn jatkuvuuden ja hegemonian tason, johon SharePointin käyttäjät ovat tottuneet. Niin jäykkä kuin se saattaa kuulostaa, se auttaa luomaan yhtenäisemmän ja tutumman ympäristön (yrityskäyttäjät vihaavat yllätyksiä).

Joten miksi edes vertaa Google Appsin ja Office 365: n välillä dokumenttien ja sisällön hallintaa, kun suurin osa on todennäköisesti kuullut tarinan Daavidista ja Goliathista aiemmin? No, Google-sovelluksia voidaan todeta olevan pienemmille yrityksille enemmän kuin hyväksyttävä ratkaisu ja tietyssä määrin sopivampi, kun henkilö harkitsee aikaa ja kustannuksia, jotka vievät SharePoint-käyttöönoton hallintaan. Itse asiassa niin hyvä tuote kuin mielestäni SharePoint on, voisin sanoa niin rohkeasti, että useimmat organisaatiot eivät hyödynnä suurimmin osin sen tarjoamia ominaisuuksia. Toiseksi organisaatiolle annetaan monessa suhteessa kyky mukauttaa Google-sivustoja käyttämään paljon niitä ominaisuuksia, jotka tulevat ulos SharePoint Online -sovelluksen mukana. Vaikka tämä voi olla venytys, voidaan teoriassa käyttää Google App Enginea ja Google Drivea ainakin alkeellisten komponenttien luomiseen, jotka ovat samanlaisia ​​kuin SharePoint Online. Lisäksi organisaatio voi sitoa Google Apps Marketplacen sovelluksia tarjotakseen työkaluja toimintoihin, kuten projekti-, tehtävä- ja yhteyshenkilöiden hallintaan. Tallenn tämän kuitenkin toiseen viestiin.

Ominaisuuksilla, jotka Google Appsilla ja Office 365 - tai minun pitäisi sanoa, Google Sites ja SharePoint online - ovat silmiinpistävimmin yhteisiä, ne koskevat Sivustojen wiki-tyylisivuskeemoja sekä SharePointin Omat sivustot ja Oma profiili -komponentteja. Jälleen kerran Google Apps jättää paljon kirjoittajien mielikuvitusta, kun taas SharePoint Online käyttää malleja ja yleisiä yhdistelmiä, joita kutsutaan web-osiksi, joita voidaan modulaarisesti ohjata ja määrittää käyttäjien käyttöoikeuksille. Jos tämä on kaikki organisaatio, joka haluaa päästä pois sivustosta ilman, että tarvitsisi paljon SharePoint Online -asiakirjojen hallintaa tai sisällön suunnittelutyökaluja, kuten intranettiä ja julkisia verkkosivustoja, voisin olla taipuvainen sanomaan, että Google Apps on parempi valinta kahdesta; luultavasti pelkästään kustannussäästöjen vuoksi. Toisaalta, jos organisaatiosi on sitoutunut tehokkaasti ratkaisemaan ihmisten välisen viestinnän ongelmat ja lisäämään tuottavuutta, siinä ei ole kilpailua, SharePoint Online on selvä voittaja.

Tässä on tärkeimmät ominaisuusalueet, jotka peitän kaaviossa

  • Asiakirjan yhteiskirjaus / yhteistyö
  • Asiakirjojen selaus ja haku
  • Asiakirjan muutosvaroitukset
  • Liikkuvat asiakirjat
  • Offline-asiakirjan synkronointi
  • Sisältöyhteistyö ja tehtävien hallinta
  • Verkkotunnussivustot
  • Sosiaalisen sisällön työkalut
  • Sisältötietojen varmuuskopiointi

Kaavio on erittäin yksityiskohtainen, joten niille, jotka haluavat tallentaa version työpöydälle ja käsitellä, voit ladata Excel-kaavion. Jos haluat katsella tilannekuvaversiota, napsauta alla olevaa pikkukuvaa avataksesi sen täysikokoisena.

Aiheeseen liittyvä työkalu :

TechRepublic Cost -vertailun työkalupakki: Google Apps vs. Office 365

Lataa tämä työkalu selvittääksesi, mikä online-tuottavuuspaketti on kustannustehokkain yrityksellesi. Tämä lataus on saatavana ilmaiseksi osana TechRepublic Pro -jäsenyyttä tai se voidaan ostaa verkkokaupastamme.

© Copyright 2020 | mobilegn.com