DIY: Tee yhteistyötä ilmaiseksi Google Docs -keskustelujen kanssa

Työskentelen asiakirjojen parissa päivittäin, joten olin innostunut oppimaan Google-dokumenttien keskusteluista, yhteistyövälineestä, jolla voi olla valtava vaikutus. Google yrittää tehdä Google Appseista johtavan yritystoimistoratkaisun, ja keskustelujen lisääminen asiakirjoihin tekee uskomattoman yritysystävällisestä verkkopohjaisesta toimistopaketista. Ja koska Google Docs on ilmainen, se on täysin järkevä itse työskenteleville.

Tarvitset yhteistyötä Google-dokumenttien kanssa

  • Gmail-tili
  • Yhteistyökumppanit Gmail-tilien kanssa
  • Google Docs -asiakirja

Kuinka Google Docs -keskustelu toimii

Google Docs -yhteistyökalu lisää uuden tason asiakirjaan, joka toimii tilanna asiakirjan käsittelemiselle. Vain käyttäjät, jotka asiakirjan omistaja on kutsunut, voivat osallistua keskusteluun, ellei keskustelu ole julkisesti saatavilla.

Yhteistyön aikana voit tehdä seuraavat:

  • Keskustele asiakirjasta kutsuttujen yhteistyökumppaneiden kanssa.
  • Piilota tai siirrä keskusteluikkuna ja muokkaa asiakirjaa.
  • Muokkaa, poista ja ratkaise yhteistyökumppaneiden kommentteja.
  • Keskustele muiden yhteistyökumppaneiden kanssa.

Ei ole heti selvää, kuinka Google Docs -keskusteluominaisuutta käytetään yhteistyöhön; Kun olet hankkinut sen, ominaisuus on kuitenkin uskomaton työkalu yhteistyöhön. Tässä on ohjeita ja vinkkejä Google-keskusteluominaisuuden käyttämiseen Google-dokumenteissa.

Kuinka käyttää Google Docs -keskusteluja

Kirjaudu sisään Gmail-tiliisi ja avaa sitten asiakirja, jota käytetään yhteistyöhön. Jos haluat kutsua yhteistyökumppaneita osallistumaan keskusteluun, napsauta Jaa-painiketta ja avaa Kutsu-ikkuna. Kun Kutsu-ikkuna avautuu, voit kutsua kaikki tarvittavat yhteistyökumppanit ( kuva A ). Kuvio A

Kun olet lähettänyt sähköpostin, kaikkien kutsuttujen yhteistyökumppaneiden on tarkasteltava kutsusähköpostia ja napsautettava siihen liittyvää linkkiä. Kun kutsutut avaavat linkin, hänellä on pääsy asiakirjaan ja keskusteluun. Oletusarvoisesti jokaisella yhteistyökumppanilla on täydet (lue ja kirjoita) asiakirjan käyttöoikeudet. Jos haluat muuttaa yhteistyökumppanin käyttöoikeuksia, napsauta Jaettu-avattavaa valikkoa ja valitse Jaetut asetukset. Tästä ikkunasta voit muokata osallistujan tilaa heijastamaan käyttöoikeuksia ( kuva B ). Voit muuttaa käyttöoikeusasetuksia milloin tahansa. Tästä ikkunasta voit kutsua uusia osallistujia yhteistyöprosessiin. Kuvio B

Voit myös muuttaa keskustelun yksityisyyden arvoksi Julkinen verkossa, Jokainen, jolla on linkki tai Yksityinen, napsauttamalla Muuta-linkkiä Tietosuoja-osiossa.

Avaa Keskustelu-ikkuna Seuraava vaihe on avata Keskustelu-ikkuna napsauttamalla Keskustelu-painiketta. Keskusteluikkuna voi kattaa koko asiakirjan. Jos napsautat lähellä keskusteluikkunan yläosaa, voit siirtää ikkunaa ympäri, jotta voit katsella keskusteluja ja työskennellä asiakirjan kanssa ( kuva C ). Et voi muuttaa Keskusteluikkunan kokoa, joten joudut sijoittamaan sen strategisesti, jotta se maksimoi näytön kiinteistön. Kun keskusteluikkuna kattaa asiakirjan, huomaat, että kun vierität asiakirjaasi, ikkuna muuttuu läpinäkyväksi; Kun lopetat vierityksen, Keskustelut-ikkuna tulee uudelleen näkyviin. Kuvio C

Napsauta kuvaa suurentaaksesi.

Jos haluat muokata asiakirjaa, kun Keskustelu-ikkuna on auki, sinun on varmistettava, että ikkuna ei peitä asiakirjaa. Jos Keskustelut-ikkuna on tiellä (näin on jos asiakirjaa tarkastellessasi tekstissä on läpinäkyvä sininen ruutu, joka on päällekkäin tekstiä), keskustelukenttä tulee uudelleen näkyviin, kun napsautat tekstiä.

Tämä on ainoa tapa pitää keskusteluikkuna avoinna ja työskennellä samanaikaisesti dokumentissa - siirrä keskustelu vain tekstin tieltä.

Keskustele asiakirjasta

Avaa Keskustelu-ikkuna, kirjoita kommenttisi ja paina Lähetä-painiketta. kaikki yhteistyökumppanit näkevät viestisi heti. Keskusteluprosessin kautta kaikki viestit tallennetaan ja luetaan. (Keskusteluja ei näy chat-paneelissa.)

Oletuksena kaikki Google Docs -keskusteluviestit lähetetään kaikille yhteistyökumppaneille. Jos haluat muuttaa tätä prosessia, napsauta Keskustelu-pudotusvalikkoa ja valitse sitten Keskusteluilmoitusasetukset. Uudessa ikkunassa voit määrittää, kuinka haluat lähettää ilmoitukset, jos niitä on ( kuva D ). Google ei suosittele ilmoituksien sulkemista osallistujille, mutta sinulla voi olla osallistujia, jotka eivät halua vastaanottaa näitä sähköposti-ilmoituksia. Kuvio D

Keskustele ratkaisu Kyky ratkaista keskustelut on yksi työkalun parhaista ominaisuuksista. Oletetaan esimerkiksi, että keskustelet asiakirjan tietystä näkökohdasta ja jossain vaiheessa tämä näkökohta ratkaistaan ​​keskustelussa; voit merkitä sitä valitsemalla Keskustele-pudotusvalikosta Ratkaise. Näkyviin tulee peittokuva, jonka avulla voit peruuttaa keskustelun tai jatkaa sen merkitsemistä ratkaistuksi. Kun keskustelu on merkitty ratkaistuksi, kukaan ei voi lähettää vastausta kyseiseen säieeseen. Jokainen keskusteluun osallistuva yhteistyökumppani voi merkitä langan ratkaistuksi. Muokkaa tai poista keskusteluja

Jos haluat muokata keskustelua ketjussa, napsauta lankaan liittyvää avattavaa valikkoa ja valitse Muokkaa; kun teet niin, keskustelun teksti avataan muokattavaksi.

Poista keskustelu ketjussa napsauttamalla lankaan liittyvää avattavaa valintaa ja valitsemalla Poista. Onneksi Google on tehnyt niin, että vain keskusteluketjun aloittaja voi poistaa säikeen.

Keskustele yhteistyöstä

Jos haluat tehdä kommentteja, mutta ei välttämättä yhteistyökeskusteluissa, voit käyttää chat-paneelia. Osallistujien luettelossa voit avata chat-paneelin (joka on asiakirja-ikkunan oikealla puolella) ja aloittaa keskustelu yhteistyöstä. Näitä keskusteluja ei tallenneta asiakirjakeskusteluun.

Julkaise verkossa

Jos napsautat avattavaa Jaa-valikkoa, voit valita Julkaise asiakirja Webissä. Ennen kuin julkaiset dokumentin verkossa, sinun on mietittävä huolellisesti, haluatko kaikkien näkevän asiakirjan.

Yhteistyöistunnon lopettaminen Kun yhteistyökumppanit sulkevat asiakirjan, he eivät enää näy chat-ruudun yläpuolella olevassa avattavassa luettelossa. Niin kauan kuin yhteistyökumppani tallentaa kutsulinkin, hän voi liittyä keskusteluun milloin tahansa.

Vaikka kaikki yhteistyökumppanit ja asiakirjan omistaja ovat poistaneet keskustelun ja sulkeneet asiakirjan, yhteistyökeskustelu jatkuu osana asiakirjaa. Kun kuka tahansa yhteistyökumppani avaa asiakirjan, hän voi tarkastella keskustelua.

Yhteenveto

Nämä uudet yhteistyöominaisuudet tekevät Google Docsista vakavan haastattelijan Microsoft Officen ja LibreOfficen kanssa, etenkin kaikille, jotka tarvitsevat toimistopaketin ja yhteistyövälineen tien päällä. Ja koska Google Docs -keskusteluominaisuus ei maksa mitään, se on täydellinen järkevä itsepalvelukauppoihin.

Onko Google Docs lähes täydellinen korvaus kalliimmalle, vähemmän mobiiliratkaisulle? Kerro meille mielipiteesi keskustelussa.

© Copyright 2020 | mobilegn.com