Määritä Google Drive tarpeidesi perusteella

Selvitä, kuinka organisaatiosi ja käyttäjänne toimivat Google Driven kanssa, määritä sitten sovellukset ja asetukset heidän tarpeitaan tukevaksi.

Tässä on yhden kysymyksen sanastokysely sinulle:

Termi "Google Drive" tarkoittaa __________.

  1. Tallennus, kuten "Google Drive-tiedostojen tallennusjärjestelmässä".
  2. Selainsovellukset, kuten kohdassa "Luo uusi asiakirja kirjautumalla sisään Google Driveen osoitteessa drive.google.com".
  3. Tiedostojen synkronointisovellus, kuten kohdassa "Avaa Google Drive Windows / Mac-käyttöjärjestelmässä tiedostojen käyttämistä varten".
  4. Mobiilisovellus, kuten kohdassa "Luo ja muokkaa asiakirjoja puhelimen Google Drive -sovelluksella".
  5. Kaikki yllä oleva

    Tietenkin "5" on oikein. Google Drive saattaa viitata mihin tahansa näistä neljästä kohdasta.

    Sekaannuksen lopettaminen

    "Google Driven" useat määritelmät voivat aiheuttaa sekaannusta. Jos ohjeet henkilölle "Avaa tiedosto Google Drivessa", pitäisikö hänen avata selain tai sovellus? Molemmat toiminnot avaavat "Google Drive", mutta jättävät käyttäjän eri ympäristöihin. Erotteluilla on vähän merkitystä käyttäjän kannalta, joka yrittää toimia. Ero on kuitenkin merkityksellinen. Natiivin Word-tiedoston avaaminen Google Drivessa selaimessa näyttää tiedoston, ja käyttäjän avulla voidaan luoda kokonaan uusi, muunnettu tiedosto Google Docs -muodossa. Nyt on kaksi tiedostoa yhden sijasta. Yksi Google Docs -muodossa ja toinen Word-muodossa; tämä voi aiheuttaa enemmän sekaannusta ja turhautumista.

    Tyypillisesti ihmiset käyttävät Google Drivea jollain kahdesta tapaa:

    1. Tallentaa Microsoft Office -asiakirjoja tai
    2. Voit luoda, muokata ja tallentaa alkuperäisiä Google (tai web) -asiakirjoja selaimesta.

    Microsoft Officen ulkopuolelle siirtyneillä organisaatioilla on helppoa. Google Drive tallentaa organisaation tiedostot ja tarjoaa pääsyn sovelluksiin, joita tarvitaan asiakirjojen luomiseen ja muokkaamiseen. Ilman Microsoft Office -sovellusta on vähän sekaannusmahdollisuuksia.

    Haaste syntyy organisaatioissa, jotka käyttävät Google Appsia sähköpostissa ja jaetussa kalenterissa, mutta käyttävät silti Microsoft Office -sovellusta asiakirjoihin. Näissä asetuksissa Google Drive toimii vain Microsoft Office -asiakirjojen tallentamisessa. Siellä "Google Driven" useat merkitykset voivat aiheuttaa sekaannusta.

    Jos et ole varma siitä, kuinka ihmiset käyttävät Google Drivea, pyydä käyttäjää luomaan uusi asiakirja. Jos he avaavat Microsoft Wordin, he käyttävät todennäköisesti Google Drivea tallennuksena. Jos he käyttävät selainta, he käyttävät täysimääräisesti Google Drive -sovelluksia. (Olen tietoinen siitä, että jotkut organisaatiot käyttävät sekä Office-muotoiltuja asiakirjoja että Drivea yhteistyöhön. Käyttäjät, jotka tekevät niin, ovat melko teknisesti taitavia.)

    Näin minimoit mahdolliset sekaannukset ja ongelmat molemmissa kahdessa ympäristössä.

    Microsoft Office -asiakirjojen käyttäjien tulisi käyttää Drivea Drive-työpöytäsovelluksesta tai Quickoffice-mobiilisovelluksesta

    1. Tallenna Microsoft Office -asiakirjat

    Jos organisaatiosi käyttää Google Apps for Business -sovellusta sähköpostissa ja kalenterissa sekä Microsoft Office -sovellusta asiakirjoissa, ehdotan seuraavaa, kuinka asennat järjestelmän toimimaan asiakirjojen kanssa.

    a. Asenna Google Drive Mac / Windows-järjestelmiin tiedostojen synkronointia varten

    Asenna Google Drive -sovellus (saatavana Macille ja Windowsille). Opeta käyttäjiä käyttämään Drivea, kun avaat tai tallennat Office-dokumentteja: Mac-järjestelmissä Mac Finderin avulla; Windows-järjestelmissä käyttämällä Käynnistä-valikkoa (tai ruutua, jos käytössä on Windows 8).

    b. Käytä QuickOffice -sovellusta Google Apps Business -yritykseen älypuhelimissa ja tablet-laitteissa

    QuickOffice-mobiilisovellusten (saatavana Androidille ja iOS: lle) avulla käyttäjät voivat muokata Office-dokumentteja muuttamatta asiakirjaa alkuperäiseen Google Document -muotoon. Tämä auttaa käyttäjiä välttämään yllä kuvattua "useita asiakirjoja" -ongelmaa. Laitteelle luodut tiedostot ovat Microsoft Office -muodossa tai tavallisessa ".txt" -muodossa, jotka kaikki voidaan avata Microsoft Office -ohjelmalla Mac- tai Windows-järjestelmissä.

    Käyttäjien, joilla ei ole Microsoft Officea, tulisi käyttää Drivea verkosta tai Google Drive-mobiilisovelluksesta

    2. Työskentele alkuperäisten Google-asiakirjojen kanssa

    Asiat ovat yksinkertaisempia, jos organisaatiosi on poistanut Microsoft Office -sovelluksen kokonaan ja luottaa täysin Google Apps for Business -palveluun sähköpostin, kalenterin ja asiakirjojen yhteistyön suhteen.

    a. Käytä selainta kaikissa tiedostotoiminnoissa Mac / Windows-järjestelmissä

    Luo, muokkaa ja jaa tiedostoja selaimessa osoitteessa http://drive.google.com. (Suosittelen, että käytät Chrome-selainta.) Google tarjoaa hyödyllisen vuorovaikutteisen kierroksen Google Drive- ja Docs-ominaisuuksista osoitteessa http://learn.googleapps.com/tour-drive.

    (Huomautus kokeneille käyttäjille: muista, että "Lisää" -valikko antaa käyttäjille pääsyn kaikkiin järjestelmänvalvojan asentamiin sovelluksiin Google Marketplacesta. Esimerkiksi näin saan käyttää MindMeister-ajatuskartta-verkkosovellusta.)

    b. Käytä Google Drive -sovelluksia älypuhelimissa ja tablet-laitteissa

    Google Driven mobiilisovellusten (saatavana Androidille ja iOS: lle) avulla käyttäjät voivat muokata Google-dokumentteja älypuhelimissa ja tablet-laitteissa. Laitteella luodut tiedostot ovat "alkuperäisissä" Google-tiedostomuodoissa, ja ne voidaan jakaa muiden kanssa katselua tai muokkaamista varten.

    Huomautus virrankäyttäjille: Tietysti mikään ei estä käyttäjiä työskentelemästä tiedostojen kanssa kaikkialla (ts. Google Drive Windows / Mac -sovelluksessa, QuickOfficessa, Google Drive-mobiilisovelluksissa ja drive.google.com -selainsovelluksessa). Teknisesti taitavilla käyttäjillä ei pitäisi olla mitään ongelmia työskennellä näiden työkalujen kanssa vaihtamalla keskenään tarpeen mukaan.

    Alarivi

    Ihanteellisessa maailmassa tiedostomuodoilla ei olisi merkitystä: Google Drive -käyttäjät pystyisivät avaamaan ja muokkaamaan Microsoft Office- ja alkuperäisiä Google-doc-tiedostoja luomatta "muunnettuja" kopioita. On merkkejä siitä, että Google työskentelee kohti maailmaa. (Kesäkuussa 2013 François Beaufort ilmoitti, että Chrome-käyttöjärjestelmän kehittäjäkanava sallii Microsoft Office-tiedostojen alkuperäisen muokkaamisen.) Siihen asti valitse käyttäjillesi oikeat Google Drive -työkalut, jotta he tietävät mitä tarkoitat, kun sanot ". Tallenna se Google Driveen. "

    Lue myös:

    • Ohjaa kuoppia ympäri Google Drivea
    • Kymmenen tapaa maksimoida Google Drive
    • Viisi tapaa, jolla organisaatiosi voi parantaa Google Driven käyttöönottoa

    © Copyright 2020 | mobilegn.com