Kippis ja houkutus Google Groups for Business -yritykselle

Google-ryhmät on Google Appsin sovellus, jota voidaan käyttää luomaan postituslistoja ja jakamaan dokumentteja, kalentereita ja sivustoja ihmisryhmien kanssa. Ryhmiä voi joko hallita vain Google Apps tai "Käyttäjien hallinnoimat ryhmät" voidaan ottaa käyttöön, jotta yksittäiset käyttäjät voivat luoda ja hallita omia jakeluluetteloitaan. Ryhmiä voidaan käyttää myös kiertotapana jaetuille postilaatikoille sekä pienten ulkoisten postituslistojen ja viestinnän hallintaan.

Yksi sekaannuskohta Google-ryhmien ympärillä on, että Googlella on Google Appsin sisällä kolme erilaista sovellusta, joiden otsikossa on sana "Ryhmät".

  • Käyttäjien hallinnoimat Google-ryhmät: Tämä on itsenäinen Google Apps -tuote, jonka avulla käyttäjät voivat luoda ja hallita omia jakeluluetteloitaan.

  • Järjestelmänvalvojan ohjauspaneelin Ryhmät-osio: Tämä on Google-järjestelmänvalvojan ohjauspaneelin osa, jossa järjestelmänvalvojat voivat luoda jakelulistoja ja hallita ryhmän jäsenyyttä.

  • Henkilökohtaiset yhteysryhmät: Käyttäjät voivat luoda henkilökohtaisia ​​yhteysryhmiä Gmail-yhteyshallinnassa. Näitä ryhmiä voi käyttää vain ryhmän luonut käyttäjä.

Alun perin Google kehitti ryhmiä yhteisöjohtamisalustaksi klubeille, organisaatioille ja tapahtumille. Google Apps lisäsi erillisen ryhmätoiminnon, jota vain järjestelmänvalvojat voivat hallita.

Kun Google alkoi erottaa Google Apps for Business (jota kutsuttiin Google Apps Premier) ilmaisesta Google Apps -tuotteestaan ​​(Google Apps Standard), he julkaisivat käyttäjän luoman Google-ryhmän tuotteen, joka oli yhdistelmä kuluttajien Google-ryhmien tuotteen ja sisäinen postitusluettelo-toiminto.

Tässä on video, joka selittää Google-ryhmiä:

Kippis Google-ryhmille

Tilausvaihtoehdot

Google-ryhmät antavat ryhmän jäsenille mahdollisuuden valita yksi neljästä ryhmäviestien tilaustilasta. Tämä antaa käyttäjille mahdollisuuden päättää, kuinka he haluavat ryhmänsä viestien virtavan postilaatikkoonsa. Käyttäjät valitsevat todennäköisesti "sähköposti" -jakelun ryhmille, jotka on asetettu jaettuihin postilaatikoihin, ja "Lyhennysten sähköposti" tai "Ei sähköpostia" sosiaalisiin tai virkistysryhmiin.

Järjestelmänvalvojan hallinta käyttäjän luomien ryhmien välillä

Jos Google Apps -järjestelmänvalvoja päätti ottaa käyttöön käyttäjän luomat ryhmät, hänen ei tarvitse luopua kaikesta hallinnasta. Järjestelmänvalvoja voi rajoittaa ryhmän käyttöä siten, että käyttäjät voivat kutsua käyttäjiä verkkotunnuksen ulkopuolelle. Järjestelmänvalvoja voi myös lisätä yksilöivän tunnisteen ryhmänimiin, jotta ne olisivat helposti tunnistettavissa. Kaikki käyttäjän luomat ryhmät näkyvät myös Järjestelmänvalvojan ohjauspaneelin Ryhmät-osiossa, jotta järjestelmänvalvoja voi hallita ryhmää, jos ryhmän omistajat ovat poissa.

Kalenteritapahtumien, dokumenttien ja sivustojen jakaminen

Ryhmäpostituslistat ovat loistava tapa jakaa kalenteri, kalenteritapahtumat, Google Docs, Google Doc Collection tai Google-sivusto nopeasti joutumatta lisäämään kunkin henkilön sähköpostiosoitetta manuaalisesti.

Jeers Google-ryhmille

Ulkomainen käyttöliittymä

Google-ryhmien käyttöliittymä ei näytä olevan minkään muun Google-sovelluksen käyttöliittymä. Käyttöliittymä ei vain vastaa, mutta sanasto ei vastaa muita Google Appsin osia. Esimerkiksi on osio nimeltä "Käyttöasetukset". Google-dokumenteissa tällaista asetusta kutsutaan "näkyvyysasetukseksi". Ulkomainen käyttöliittymä ja ehdot voivat olla hämmentäviä tavallisille loppukäyttäjille.

Älä käytä tapauksia luomalla Google-ryhmiä

Kun käyttäjä luo uuden Google-ryhmän, hänelle esitetään neljä erityyppistä ryhmää.

Nämä ryhmätyypit määrittelevät ryhmän käyttöoikeustasot ja rajoitukset. Valitettavasti ryhmänimet ja kuvaukset eivät sinänsä opasta käyttäjiä siitä, minkä tyyppinen ryhmä luodaan. Googlen tulisi tarjota tosielämänä esimerkkejä näiden ryhmien käytöstä. Esimerkiksi: "Valitse joukkue, jos luot jonkin seuraavista ryhmistä - osastopostilista, projektin postituslista, ryhmäluettelo tai jaettu postilaatikko".

Katkaise yhteys ryhmien ja Gmailin välillä

Google-ryhmien ja Gmail-postilaatikkojen välillä on yhteys. Jos käyttäjä haluaa nähdä ryhmäsisältöä, hänen on avattava erillinen ryhmäsovellus tai luotava suodatin suodattaaksesi kaikki ryhmäviestit tiettyyn tunnisteeseen. Käyttäjien on myös määritettävä "vastaus" -tili, jos he haluavat pystyä vastaamaan ryhmän sähköpostiosoitteen puolesta.

Gmail- ja Ryhmät-tiimin tulisi luoda jonkinlainen gadget, joka yhdistää Google-ryhmien tiedot ja viestit Gmail-postilaatikkoon. Google-ryhmien tulisi myös tarjota vaihtoehto, jotta jos ryhmä määritetään jaetuksi postilaatikkotiliksi, vastausosoite lisätään automaattisesti Gmailiin.

Tarvitsee työtä

Viime kädessä postituslistatoiminto on välttämätön Google Appsin käyttäjille ja Google-ryhmät saattavat sopia siihen. Huono käyttöliittymä, hyödytön nimikkeistö ja Gmailin ja Ryhmien hankala integrointi estävät tätä työkalua tekemästä muuta kuin toimimasta sisäisenä postituslisto-sovelluksena.

Lue myös:

  • Google Appsin uudet ominaisuudet on suunniteltu yhteistyöryhmille
  • Kuinka valita Google Apps -jälleenmyyjä käyttöönottoa varten
  • 40 tärkeintä Google Appsin pikanäppäintä

© Copyright 2020 | mobilegn.com