Parhaat käytännöt Googlen käyttämiseen: Google Apps -sovelluksen määrittäminen ja testaaminen

David Politis

Olet päättänyt siirtyä Googleen lopullisesti. Olet saanut työntekijät alukselle ja aloittanut valmistautumisen muutokseen, joten mitä seuraavaksi?

Tämän sarjan aiemmat osat:
  • Parhaat käytännöt Googlelle: Valmistelut

Google Appsin määrittäminen

Lisenssien ostaminen

Kun olet tehnyt päätöksen "siirtyä Googleen", on aika aloittaa siirto. Ensinnäkin sinun on ostettava Google Appsin lisenssit verkkotunnuksesi käyttäjille. Vaikka voit ostaa lisenssejä käyttäjäkohtaisesti, suosittelemme ostamaan lisenssejä kaikille olemassa oleville työntekijöille kerralla. Olet sitoutunut käyttämään Googlea, joten tee taloudellinen sitoumus ja aloita muutto. Lisäksi et voi täysin asettaa toimialueesi ominaisuuksia, kuten Google-ryhmät, ostamatta ensin lisenssiä jokaiselle työntekijälle.

Kuten keskustelimme tämän sarjan osassa 1, voit ostaa paikkoja jälleenmyyjän kautta tai ostaa niitä suoraan Googlen kautta. Siirtymäsi monimutkaisuus, muutettavien tietojen määrä ja työntekijöiden mukavuuden taso kuluttajien Google-tuotteiden, kuten Gmailin, suhteen määräävät päätöksesi täällä.

Siirry ohjatun Google Appsin asennusohjelman läpi

Kun olet ostanut käyttöoikeudet, kirjaudu tilillesi ja siirry Asetukset- välilehdelle Google Appsin ohjauspaneelissa. (Jos haluat käyttää ohjauspaneelia Gmail-postilaatikossa, napsauta rataskuvaketta ja valitse sitten Hallitse tätä verkkotunnusta ). Kun olet täällä, sinut käydään läpi Googlen perusteellisen asennustoiminnon.

Varmista, että suoritat jokaisen vaiheen huolellisesti valitsemalla sopivat asetukset jokaisesta osasta. Sinun ei kuitenkaan pitäisi asettaa Mailia "Aseta sovelluksesi" -osiossa, koska se aiheuttaa kaiken tulevan postin toimittamisen Google Appsiin, ei nykyiseen postipalvelimeesi. Voit palata ohjattuun asennustoimintoon, kun olet suorittanut siirron ja määrittänyt sähköpostin itsellesi ja käyttäjillesi.

Google Appsin testaaminen

Kirjaudu sisään ja tutustu Google Appsiin

Vaikka et voi vastaanottaa sähköpostia Google Apps -tililläsi (niin ei tapahdu ennen MX-tietueiden uudelleenohjaamista), sinun pitäisi viettää muutama tunti täysin tutkia Google Apps -sovellusta, mukaan lukien hallintatyökalut ohjauspaneelissa ja kolmansien osapuolien tuotteita Google Apps Marketplacessa. Olla varma:

  • Kirjoita sähköposti
  • Luo dokumentti, arkki ja dia
  • Määritä Google+ -profiilisi ja suorita Google Hangout
  • Tutustu postiasetuksiin, kuten Tarrat, suodattimet ja kansiot
  • Tutustu Google Talkiin

Asenna Google Apps -siirtotyökalu

Nyt kun olet perehtynyt Google Appsiin perustasolla, on aika siirtää tiedot vanhasta järjestelmästäsi Google Appsiin. Tyypillisesti, kun kuulet ihmisten puhuvan tietojen siirtämisestä Google Appsiin, tämä tarkoittaa sähköpostia, kalenteria ja yhteystietoja, joten käsittelemme tätä täällä. Ehdotamme siirtää tietosi ja ainakin yhden muun henkilön, mieluiten "ei-teknisen" työntekijän tiedot saadaksesi erilaisia ​​näkökulmia uuteen ympäristöön.

Ennen tietojen siirtämistä sinun tulee huomioida, mitä prosessin aikana siirretään ja mitä ei siirretä ja miten tiedot voidaan siirtää uudelleenmuotoiltuina.

Siirrettävät tiedot vaihtelevat järjestelmästäsi, josta siirryt. Jos siirryt Microsoft Exchange -sovelluksesta (yleisin siirto), tarkista GAMME (Google Apps -siirto Microsoft Exchange -sovellukselle) (PDF) hallintaopas, sivut 12-15. Alla on joitain yleisimmin käytetyistä Exchange-ominaisuuksista, joita ei siirretä siirron aikana:
  • Jaetut kansiot - Voit korvata tämän toiminnon Google-ryhmillä, jotka voivat toimia jakelulistana, foorumina ja muuna
  • .exe-tiedostot - (jotka liitettiin sähköposteihin)
  • Tärkeysasteet - Google sallii sinun merkitä viestit tärkeiksi tai ei tärkeiksi ja voit myös luoda "tärkeät postilaatikot" sijoittaaksesi "tärkeät" viestit yleisen sähköpostin yläpuolelle.
  • Allekirjoitukset - Käyttäjät voivat luoda sähköpostiviestien allekirjoitukset Gmail-asetuksissaan tai järjestelmänvalvojat voivat asentaa kolmannen osapuolen työkalun allekirjoitusten standardisoimiseksi organisaatiossa
  • Ulkoiset jaetut yhteystiedot - Tämän ominaisuuden palauttamiseksi sinun on asennettava kolmannen osapuolen ratkaisu Google Apps Marketplacen kautta
  • Tehtävät - Korvaa tämä toiminto Googlen omalla Tehtävä-ominaisuudella, joka näkyy suoraan postilaatikossa, tai asenna kolmannen osapuolen tehtävänhallintaratkaisu
Jos olet kotoisin Lotus Notesistä, käy GAMLN-oppaassa (PDF), ensisijaisesti sivuilla 9-10, selvittääksesi kuinka eri kohteet siirretään. Alla luetellaan useita muutoksia, jotka sinun tulisi olla tietoinen siirron aikana:
  • Mail-kansiot näkyvät Gmailissa nimellä Labels - Tunnisteiden luominen voi epäonnistua kansiolle, jos käyttäjä on vaihtanut kansiotyypin Jaettu tai Yksityinen käyttöön ensimmäisessä käytössä
  • Seurantaliput näkyvät Gmailissa tähdellä
  • Lukemattomia merkkejä ei siirretä yli
  • Kalenterin siirto:
    • Valtuutettuja osallistujia ei tueta
    • Lotus Notes -viikonloppusääntöjä ei tueta

Siirtää tiedot Google Appsiin testausta varten

Kun olet tehnyt muistiin ominaisuuksien varianssin siirron jälkeen, on aika siirtää tiedot todella. Kuten keskusteltiin, järjestelmä, josta olet tulossa, tekee täällä suuren eron. Exchangeen käytä GAMME-työkalua (tai Google Appsin synkronointia Microsoft Outlookiin (GASMO), jos käyttäjien tietokoneisiin on tallennettu paikallisesti tietoja), Lotus Notes -sovellukseen käytä GAMLN-opasta (PDF) ja jos suoritat pilvi pilveksi migraatiota, voit käyttää valmista tuotetta, kuten ShuttleCloud.

Huomaa, kuinka kauan siirtyminen vie (tämä riippuu palvelimesi isäntäyhteyden laadusta), koska voit odottaa samanlaisia ​​siirtoaikoja muille organisaatiosi tileille.

Tarkista muutokset siirron jälkeen

Kun tietosi ovat siirtyneet paikalla olevasta järjestelmästä Google Appsiin, testaa järjestelmä seuraavien avulla (sinulla on loppujen lopuksi vain yksi mahdollisuus tarkastella järjestelmien välisiä eroja tuoreilla silmillä):

  • Löydä tietty viesti Gmailissa haun avulla, koska sinulla ei ole enää ominaisuuksia, kuten lajittelu ja suodatus
  • Varmista, että kalenterisi on siirretty oikein
  • Varmista, että yhteyshenkilöt ovat asuneet
  • Ole varma, että osaat suorittaa yleisimmät tehtävät uudessa järjestelmässä

Kun olet tosiasiallisesti siirtänyt tietoja, määrittänyt tilisi ja tutkinut kaiken, mitä Google Apps tarjoaa, olet nyt hyvin varusteltu seuraavaan siirtovaiheeseen - työntekijöiden koulutukseen ja muutosten hallintaan. Valmistautuaksesi entistä paremmin tähän vaiheeseen, jossa hämmentyneillä ja epävarmoilla työntekijöillä on todennäköisesti kymmeniä kysymyksiä, varmista, että voit antaa vastauksia työntekijöiden eniten käytettyihin ominaisuuksiin ja miten nämä ominaisuudet kääntävät Google Appsiin.

Katso lisää sarjan osasta 3 saadaksesi lisätietoja muutoksenhallinnan ja työntekijöiden koulutuksen järjestämisestä.

David Politis on BetterCloudin perustaja ja toimitusjohtaja, FlashPanelin , Google Appsin pilvihallinta- ja tietoturvatyökalun ykkösvalmistajan ja Google Appsin resurssisivuston AsktheGooru.com perustaja . Seuraa häntä @DavePolitis .

Lue myös:

  • Parhaat käytännöt Googlelle: Valmistelut
  • Yhden yrityksen Google Appsin sähköpostisiirto: Osa 1
  • Yhden yrityksen Google Appsin sähköpostisiirto: Osa 2

© Copyright 2020 | mobilegn.com